EDA setzt weltweit auf Abacus-Finanzsoftware

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) hat rund 150 Vertretungen im Ausland, die seit letztem Jahr auf die Online-Version der Abacus-Finanzsoftware setzen. Rund 790 Anwender nutzen gemäss Medienmitteilung das Angebot der Ostschweizer Entwicklungsfirma.

Der Online-Zugriff auf das Zentralsystem erfolgt laut Abacus über zwei Arten: Einerseits gestatte die Lösung mit der vom Basler Softwarehaus Canoo entwickelten Ultra-Light-Client-(ULC)-Technologie den Zugang via Intranet für die Anwender im Ausland und die Auswertungsbenutzer in der Zentrale. Andererseits arbeite die Zentrale in Bern nach wie vor konventionell über eine Client-Server-Verbindung mit der Software. Die Server sind aus Sicherheitsgründen über zwei Rechenzentren verteilt, was eine hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit garantiere.

Fünf Auslandvertretungen testeten im April und Mai 2009 die Finanzsoftware. Danach wurde der definitive Roll-In freigegeben, der die Migration von 140 Auslandsmandaten auf die neue Software beinhaltete.

Neues Rechnungsmodell des Bundes erforderte Umdenken

Dem Migrationsprojekt geht das vor drei Jahren beschlossene neue Rechnungsmodell beim Bund vor, das monatliche Abschlüsse der Verwaltung vorschreibt. Das diplomatische Personal schickte davor der Zentrale ihre Buchungen quartalsweise. Durch das neue Modell war eine Neuausrichtung des Software-Einsatzes angesagt. Alle Schweizer Botschaften, Konsulate und Honorarkonsulate wickeln seit 2003 die Buchhaltungen über die Software von Abacus ab.

Die Datenhaltung vom Ausland sollte in die Zentrale verlegt werden und so die 150 Auslandsinstallationen zu eliminieren. Dies habe zu einer erheblichen Reduktion für den Aufwand im Systemunterhalte geführt, so das EDA. Die Applikationen sind neu auf Servern in Bern installiert und alle Daten werden zentral gehalten.

Um dies effizient erledigen zu können, kam für Abacus nur eine Online-Lösung in Frage. Via Web sollten die Auslandvertretungen auf die Software zugreifen können. 2007 gab es laut Abacus erstmals eine Finanzbuchhaltung als webtaugliche Software. Dieses Nutzungskonzept setzte der langjährige Abacus-Implementierungspartner Axept Business Software AG um.

Das Projekt ist nach dreijähriger Laufzeit fertig. Projektleiter Jörg Portmann ist zufrieden: "Alle Ziele des Projekts wurden erreicht."