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Digital Workplace – der Arbeitsplatz von Morgen

Uhr | Aktualisiert
von Steve Mayer, Country Manager Schweiz, Citrix

Mobile Mitarbeiter werden von der Ausnahme zur Norm. Wie können Unternehmen überall die nötigen Daten und Applikationen bereitstellen? Mit einem Digital Workspace – doch da gibt es einiges zu beachten, weiss Steve Mayer von Citrix.

Steve Mayer ist Country Manager von Citrix Schweiz
Steve Mayer ist Country Manager von Citrix Schweiz

Mobilität gilt heute als Grundvoraussetzung in vielen Branchen. Die Schlüsselvoraussetzung für einen mobilen Mitarbeiter ist jedoch ein digitaler Arbeitsplatz, der einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle benötigten IT-Ressourcen erlaubt. Hinzu kommen Kommunikations-Tools, um die Kooperation der Teams an allen Orten zu ermöglichen. Videokonferenzen, Skype, Messenger und E-Mail gehören heute schon zum Repertoire. Morgen werden auch Sharing-Plattformen nach dem Vorbild von Sharefile, SFDC und Google Drive vermehrt eingesetzt werden.

Projekt- und Abteilungsleiter wollen einfacher und schneller Ressourcen bereitstellen, auch und vor allem wenn ihr Team flexibel arbeitet. Schliesslich wäre es kontraproduktiv, auf die Bereitstellung eines neuen Servers Tage zu warten, während die Mitarbeiter untätig im Homeoffice sitzen. Technische Lösungen dafür gibt es bereits, die IT muss sie nicht neu erfinden: Filesharing, Collaboration-Plattformen, Desktop-Virtualisierung, Tools zur Netzwerkoptimierung, automatisiertes IT-Service-Management und Enterprise-Mobility-Management.

Mitarbeiter sind anspruchsvoll und flexibel

Doch lässt die Arbeitsplatzausstattung oft noch immer zu wünschen übrig – meist aus dem Wunsch heraus, die begrenzten Mittel sparsam einzusetzen. Das ist mehrfach riskant. Denn auch die Anforderungen der Mitarbeiter an das bereitgestellte Werkzeug haben sich verändert. Durch ihre Nutzererfahrungen mit Apps im privaten Bereich haben sich gerade Digital Natives an Zugriffsmöglichkeiten und eine Performance gewöhnt, wie sie meist nur eine Cloud-Lösung bieten kann. Fühlen sie sich an ihrem Arbeitsplatz eingeschränkt, so werden sie sich auf die Suche nach Ausweichlösungen machen – und weniger Energie in ihre Kernaufgaben stecken. Das senkt die Produktivität und frustriert die Mitarbeiter mit negativen Folgen für Kundenzufriedenheit und Gesamtgeschäftserfolg.

Gleichzeitig ist ein Höchstmass an Flexibilität gefragt. Aktuelle Studien haben ergeben, dass sich Arbeitnehmer heute wünschen, dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind – und mit dem Gerät, das ihnen am nächsten ist. Sie wollen Routinearbeiten direkt beim Kunden erledigen oder ihre Reisezeiten für anstehende Aufgaben nutzen. Viele Mitarbeiter arbeiten zudem regelmässig im Homeoffice – in Zeiten des Fachkräftemangels auch ein wichtiges personalpolitisches Instrument.

Der Digital Workplace

Digitale Arbeitsplätze liefern eine praxistaugliche Lösung für diese Anforderungen. Sie erlauben den Mitarbeitern, kontextbezogen und sicher auf alle Applikationen, Daten und Informationen zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen – ob auf dem Desktop-PC im Büro, dem Laptop oder auf mobilen Endgeräten. Dabei arbeiten die Nutzer jederzeit und an jedem Ort mit den gewohnten Anwendungen in der aktuellen Version. Beste Voraussetzungen also, damit sie ihre Aufgaben schneller erledigen und optimal auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen können.

Auch in Sachen Sicherheit und Datenschutz hat der Digital Workplace die Nase vorn. Der Administrator behält im Blick, wie und wo bestimmte Geräte zum Einsatz kommen. So kann er potenzielle Bedrohungen gezielt minimieren – etwa mithilfe von Zugriffsbeschränkungen, sobald das Gerät in einem ungesicherten öffentlichen WLAN in Betrieb ist. Cloud-Arbeitsplätze haben zudem den Vorteil, dass sie auf einer professionell gesicherten Cloud-Plattform laufen, während der Anwender das Endgerät seiner Wahl uneingeschränkt nutzt.

Entlastung der internen IT

Gleichzeitig profitiert das IT-Management von deutlichen Entlastungen und spürbaren Transparenzgewinnen. Denn die Digital-Workplace-Technologien ermöglichen es, ein breites Spektrum modernster Tools auf einer zentralen Plattform bereitzuhalten. Selbst in sehr heterogenen IT-Landschaften lassen sich Updates und Lizenzen damit effizient verwalten sowie benötigte Anwendungen schneller und einfacher zur Verfügung stellen – unabhängig vom Endgerät, bedarfsgerecht und im passenden Kontext. Dies steigert das Innovationspotenzial im Unternehmen. Und es senkt die IT-Kosten. So sind bei Desktop-as-a-Service-Angeboten (DaaS) etwa alle Instanzen in einer Public Cloud untergebracht. Bezahlt werden nach dem «Pay-as-you-go»-Modell nur die Services, die die Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Lizenzkosten entfallen, und Instanzen, die nicht mehr im Einsatz sind, lassen sich per Knopfdruck abschalten. Dass sich ausgewiesene Security-Fachleute beim DaaS-Anbieter um die Sicherheit und Administration der verfügbaren Applikationen kümmern, entlastet die interne IT zusätzlich.

Vorsicht Sicherheit!

An mangelnden Lösungen wird die moderne Arbeitswelt also nicht scheitern. Doch die IT-Sicherheit bereitet Unternehmen beim Gedanken an flexible und verteilte Arbeitsplätze ein unbestimmtes Unbehagen. Was also tun? Die natürliche Reaktion der Unternehmen wäre es, mehr Budget bereitzustellen. Genau das lässt sich derzeit tatsächlich beobachten: die Mehrheit der weltweiten IT-Sicherheitsbudgets steigt. Das zeigt aktuell eine Umfrage von Ponemon Research unter mehr als 4000 IT-Verantwortlichen aus 15 Ländern.

52 Prozent der IT-Verantwortlichen planten letztes Jahr mit einem erhöhten Sicherheitsbudget, für 35 Prozent stagnierte es, bei 13 Prozent sank der Etat. Dies bedeutet, dass bei etwas weniger als der Hälfte noch Nachholbedarf besteht – vor allem angesichts der mangelhaften Ausrüstung. Die Ponemon-Studie zeigt auch, dass in fast 70 Prozent der Unternehmen ein Teil der Sicherheitslösungen veraltet oder inadäquat sind. Ein wichtiger Teil der Sicherheitsstrategie ist die Zugangskontrolle: Access Control und Multi-Faktor-Authentifizierung sind laut Studie die wichtigsten Technologien, um Risiken in den nächsten Jahren zu vermindern. Doch 63 Prozent halten ihre derzeitigen Lösungen in diesem Bereich für verbesserungswürdig.

Hier sollten Unternehmen ihre eigenen Lösungen prüfen und gegebenenfalls erneuern, bevor sie sich an die Mobilisierung ihrer Workspaces machen. Im besten Falle geschieht beides zugleich – mit einem Partner, der sich im einen wie im anderen Thema auskennt und Unternehmen alle Stolperfallen aufzeigen kann.

Systematischer Umstieg – für einen nachhaltigen Umsetzungserfolg

Unternehmen sollten den Umstieg auf digitale Arbeitsplätze also mit Bedacht angehen. Er bindet die oft ohnehin knappen Ressourcen, gerade wenn intern wenig einschlägiges Know-how vorhanden ist. Zunächst sollten die IT-Verantwortlichen die Arbeitsweise sowie Vor- und Nachteile der einzelnen Technologien verstehen, die sich für digitale Arbeitsplätze anbieten – etwa lokal gehostete virtuelle Desktops (VDI), DaaS, Enterprise-Mobility-Management-Lösungen (EMM) oder Remote Desktops. Welche Lösung eignet sich für welchen Use Case und was kostet sie?

Im zweiten Schritt sollten Unternehmen insbesondere ihre Top-Performer und deren Anforderungen im Detail kennenlernen. Wo liegen ihre Pain Points? Wo entfaltet ein digitaler Arbeitsplatz potenziell den grössten Nutzen? Anschliessend ist das interne IT-Management unter die Lupe zu nehmen. Welches Know-how und Budget stehen zur Verfügung? Welche Apps laufen gegebenenfalls bereits in der Cloud? Die Verantwortlichen aus Softwareentwicklung, IT-Sicherheit und anderen beteiligten Teams sollten gemeinsame Prioritäten diskutieren und festlegen.

Schliesslich sollten Unternehmen die Zusammenarbeit mit einem geeigneten Umsetzungspartner in Betracht ziehen. Oft ist es zeit- und kostensparender, einen erfahrenen Systemintegrator zu Rate zu ziehen, als intern die richtigen Technologien zusammenzustellen. Der Blick von aussen hilft, Silos zu vermeiden und zu kurzfristig zu denken. Denn digitale Arbeitsplätze werden die Arbeit der Mitarbeiter und den Erfolg von Unternehmen auch künftig stark prägen.

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DPF8_87828

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