Drei Erfolgsfaktoren

Wie Unternehmen IT-Projekte effizient akquirieren und gewinnen

Uhr | Aktualisiert
von Josef Schreiber

Kunden von den eigenen Dienstleistungen und Produkten zu überzeugen, ist nicht immer eine leichte Aufgabe. Nur schon das Identifizieren von Geschäftsmöglichkeiten kann für IT-Anbieter zur Herausforderung werden. Dieser Artikel soll eine Stütze bieten und nennt drei Erfolgsfaktoren, auf die besonders zu achten ist.

(Source: nyul / Fotolia.com)
(Source: nyul / Fotolia.com)

Die Innovationskraft der IT ist nach wie vor ungebrochen und beschert der Anwenderseite ständig neue Produkte und Lösungen sowie zunehmend auch internetbasierte Nutzungsformen (wie etwa Cloud Computing). Vorhandene Lösungen sind, da ihr Lebenszyklus zu Ende geht oder sie die Anforderungen nicht mehr genügend gut erfüllen können, zu ersetzen beziehungsweise auszubauen, und gleichzeitig tun sich neue Einsatzfelder für Informatikmittel auf – wie etwa E-Business, Enterprise Content Management, Mobile Computing.

Aus dieser Dynamik des IT-Marktes einerseits und dem Wunsch der Anwenderseite andererseits nach effektiverer IT-Unterstützung ihrer Fachprozesse entstehen laufend neue IT-Projekte unterschiedlichster Art. Wie aber erfährt der Anbieter von diesen "Opportunities" und wie kann er daraus Erfolg versprechende Projekte für sich ableiten und diese auch gewinnen?

Dieser Artikel befasst sich mit den drei wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine effektive Akquisitions- und Verkaufsphase, mit dem Ziel, die interessanten Projekte gewinnen zu können.

Erfolgsfaktor 1: Gut gefüllte "Pipeline" mit Opportunities

Eine elementare Voraussetzung für den Verkauf von Lösungen und Systemen ist der Aufbau einer genügend grossen "Pipeline" mit Opportunities. Erfahrungsgemäss resultiert aus etwa 5 bis 10 Opportunities lediglich ein Verkaufsabschluss. Eine wichtige Einflussgrösse beim Identifizierungsprozess der Opportunities ist der konkrete Beschaffungsgegenstand (Projektart und finanzielle Grösse) und das damit verbundene Verfahren (freihändige Vergabe, Einladungsverfahren, öffentliche Ausschreibung).

Das Zustandekommen der Opportunities ist in der Praxis meist recht vielschichtig und somit unterschiedlich. Sie entstehen etwa durch

  • angestammte und gute Beziehungen zur eigenen Kundenbasis,

  • das Abhalten von Fachseminaren beziehungsweise Vorträgen zu aktuellen IT-Themen selbst oder in Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern wie Herstellern, Consultants und so weiter,

  • Hinweise von Dritten (Geschäftspartner, Kunden, Consultants etc.),

  • öffentliche Ausschreibungen auf der Simap-Plattform

  • und weitere flankierende Marketing- und Verkaufsaktionen (Werbung, Publikationen, Direktmarketing etc.).

Jeder Anbieter sollte unbedingt den Prozess zur Generierung von Opportunities in seiner Organisation fest verankern und so führen, dass die "Pipeline" immer gut gefüllt ist.

Erfolgsfaktor 2: Qualifizierung der Opportunities

Nicht jede Opportunity wird die Voraussetzungen für einen Verkaufserfolg erfüllen können. Deshalb ist es wichtig, die Opportunities hinsichtlich ihrer Erfolgsaussichten zu beurteilen. Von der Anbieterseite her sollten in diesem Qualifizierungsprozess insbesondere folgende Punkte kritisch hinterfragt werden:

  • Wie gut stimmt die geforderte Lösung der Opportunity mit unserem Leistungsangebot (Produkte, Software, Dienstleistungen) überein?

  • Können wir das Projekt fachlich, personell und terminlich überhaupt stemmen?

  • Verfügen wir über das notwendige Branchen- beziehungsweise Applikations-Know-how sowie über vergleichbare Referenzen?

  • Können wir unsere Stärken (USPs) in dieses Projekt einbringen, beziehungsweise was macht uns für den Kunden besonders interessant?

  • Abschätzen der Ernsthaftigkeit und Dringlichkeit bezüglich der Umsetzung der Opportunity.

  • Was sind die Risiken für uns (Risikoabwägung)?

Wenn die vorherigen Fragen überwiegend positiv beantwortet werden können, sollte die betreffende Opportunity im Verkaufsprozess weiterverfolgt, andernfalls sollte sie fallengelassen werden. Die Konzentration der personellen Ressourcen auf die Erfolg versprechenden Opportunities ist von hoher Bedeutung.

Erfolgsfaktor 3: Professionell abgefasste Offerte

Eine sauber strukturierte und lösungsbezogen fokussiert abgefasste Offerte ist ein grosser Pluspunkt für eine gute Bewertung im Evaluations- und Entscheidungsprozess und festigt die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in den Anbieter. Beim Aufbau der Offerte spielt allerdings auch das Ausschreibungsverfahren eine Rolle, denn bei öffentlichen Ausschreibungen wird die Struktur der Offerte bereits vorgegeben. Unabhängig des Verfahrens sollten bei der Abfassung der Offerte insbesondere folgende Punkte beachtet werden, sie sind für die Qualität einer Offerte ausschlaggebend:

  • Struktur der Offerte: falls in der Ausschreibung Vorgaben für den Aufbau der Offerte gemacht werden, sind diese zwingend einzuhalten, andernfalls riskiert der Anbieter, bereits in der Vorevaluation auszuscheiden.

  • Anbietervorstellung: generell sollte sie knapp gehalten werden (Unternehmensform und Organisation, Marktfokus, Leistungsschwerpunkte und Produkte).

  • Management Summary: auch für IT-Laien verständlich verfasst, Umfang 1 bis 3 Seiten ( Gesamtübersicht, Zielerreichung und Nutzen, kurze Angaben zur Umsetzung wie grober Terminplan und Projektorganisation, Kostenzusammenfassung, Stärken).

  • Lösungsbeschrieb/Erfüllung der Anforderungen: fokussiert auf den Beschaffungsgegenstand (keine allgemein gehaltenen Beschreibungen), kurz, prägnant und vollständig mit plausiblen Grafiken beziehungsweise Abbildungen untermauert.

  • Dienstleistungen: sie sind für die Konzeptions- und Implementierungsphase (konzeptionelle Leistungen, Realisierung, Integration, Einführung, Schulung etc.) und für die Betriebsphase (Support, Wartung etc.) der Lösung präzise festzuhalten.

  • Referenzen: die Referenzangaben sollten sich auf möglichst vergleichbare Lösungen beziehen; wichtig ist es, die Kundennähe (Know-how im Anwendungssegment und mit den Applikationen beziehungsweise Systemen) und die Erfahrungen aus analogen Projekten nachzuweisen.

  • Kosten: sie sind in transparenter und nachvollziehbarer Form, gegliedert in einmalige (Umsetzung des Projekts) und wiederkehrende (Support, Wartung, Betrieb) Kosten, festzuhalten; am besten in einer Kostenübersicht sowie in detaillierter Form.

  • Vertragsangaben: vorteilhaft ist es, wenn bereits Vorschläge zu den Verträgen gemacht werden können (Werkvertrag, Wartungsvertrag, SLAs etc.).

Detailliertere Angaben zum Aufbau und Inhalt einer attraktiv abgefassten Offerte können in der 5. Auflage des Fachbuches "Beschaffung von Informatikmitteln", erschienen 2015 im Verlag Haupt, nachgelesen werden.

Fazit: Wendet man die drei dargelegten Erfolgsfaktoren – gut gefüllte "Pipeline" mit Opportunities, Qualifizierung der Opportunities und eine professionell abgefasste Offerte – konsequent in der Akquisitionsphase von IT-Projekten an, so wird sich der Verkaufserfolg sicher spürbar steigern lassen.

Der Autor: Josef Schreiber blickt auf eine langjährige und breite Erfahrung zurück. Seine erste Anstellung war in der Software­entwicklung bei Konrad Zuse. Im Laufe seiner Karriere leitete er vier Jahre lang den Bereich für Netzwerksysteme und Office Systems bei Xerox. In den 80er-Jahren wechselte er in die Unternehmensberatung und war unter anderem für KMPG Schweiz und Bearing Point tätig. Seit 2006 leitet er die Beratungsfirma Schreiber IT-Consulting. Seine Erfahrungen bündelte er in dem Buch "Beschaffung von Informatikmitteln". (Hauptverlag, 2015. Fünfte und aktualisierte Auflage. ISBN: 978-3-258-07915-8).

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