Was das Museum für Kommunikation von seinen IT-Partnern erwartet

Was beinhaltet Ihre tägliche Arbeit und wo kommen Sie mit IT-Dienstleistern in Berührung?

Theo Kämpfer: Die Mitarbeitenden des Museums für Kommunikation erscheinen oft in meinem Büro mit verschiedenen Anliegen. Meistens handelt es sich um First-Level-Support. Täglich lese ich einschlägige Onlinemagazine, um über die aktuelle IT-Sicherheitslage und Sicherheitslücken informiert zu sein. Auch mit Aktualisierungen beschäftige ich mich regelmässig. Dazu laufen Projekte für die zyklische Erneuerung der Systeme sowie planerische Tätigkeiten. Bei fehlender Expertise und systemkritischen Prozessen werden externe Partner angefragt.

Welches sind die drei wichtigsten Eigenschaften, die Ihre IT-Dienstleister mitbringen müssen?

Bei uns im Museum als Stiftung differieren sich die Schwerpunkte in der IT gegenüber Organisationen in anderen Bereichen. Wir legen Wert auf die Fachliche Kompetenz, Flexibilität und sind immer auf der Suche nach preiswerten Lösungen. Als NPO haben wir Gestaltungsmöglichkeiten, die auch vom IT-Dienstleister berücksichtigt werden sollen. Aus Erfahrung ist die örtliche Nähe für uns ein wichtiger Faktor. 

Was sollten (potenzielle) IT-Partner tunlichst vermeiden?

Wir erwarten Transparenz und Ehrlichkeit.

Wie kaufen Sie IT-Hardware und -Software beziehungsweise komplette Lösungen ein? Direkt beim Hersteller oder bei einem Händler?Meistens bei Händlern. Wir versuchen, in diesen Bereichen möglichst zentral einzukaufen. Das vereinfacht die spätere Abwicklung sehr, zum Beispiel von Lizenzverlängerungen oder Garantiefällen.

Welche Bereiche Ihrer Unternehmens-IT haben Sie ausgelagert? Welche Bereiche würden Sie hingegen nie auslagern?

Ausgelagert sind bei uns die Internetseiten, der E-Mail-Server, eine Sammlungsdatenbank, das Kassensystem, die Zeiterfassung inklusive Spesenabrechnung und auch unsere Kollaborationsplattform. In einigen dieser Bereiche ist es uns gelungen, lokale Anbieter zu finden, was die Zusammenarbeit und Fehlerbehebung bei Störungen erheblich vereinfacht. Wegen der grossen Datenmenge im Bereich Sammlungen, mit Filmen und Fotos, ist es im Moment nicht wirtschaftlich, diese Daten auszulagern.

Was werden in der nächsten Zeit die grössten technischen Herausforderungen im Bereich IT für Sie sein?

Das Thema Sicherheit bleibt sicher ein treuer Begleiter für die Zukunft. Zero Trust ist ein Thema, das wir uns noch genauer ansehen werden. Zudem entwickelt sich das Museum für Kommunikation auch immer stärker im digitalen Bereich – digitales Museum. Das bringt auch spannende neue Herausforderungen für die IT.

Wie können IT-Dienstleister Sie dabei unterstützen?

Das Ziel ist eine Symbiose zwischen den Möglichkeiten des IT-Dienstleisters und den Anforderungen des Museums. Hier erwarte ich eine proaktive Vorgehensweise.

Welche Rolle spielen Cloud, IoT, KI, Cybersecurity in Ihrer ­IT-Strategie?

Bei jeder Auswechslung oder Erneuerung von Systemen wägen wir ab, was für uns am wirtschaftlichsten ist. Dabei müssen alle Faktoren berücksichtigt werden. Daraus ergibt sich ein Wunschkatalog, der letztlich mit den vorhandenen finanziellen Möglichkeiten abgeglichen wird. Daraus ergab sich bei uns eine hybride Umgebung. Es ist auch stets eine Gratwanderung zwischen einfacher Bedienbarkeit beziehungsweise Produktivität und grösstmöglicher Sicherheit. In unserer IT-Strategie haben wir etwa festgelegt, dass auf Computern mit Internetanschluss keine Software eingesetzt werden darf, die vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird.