Was physische Drucker im papierlosen Büro verloren haben

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Markus Weiler: Die Homeoffice-Pflicht und der Trend zu Hybrid-Working haben es beschleunigt: Viele Unternehmen beschäftigen sich zunehmend mit der Digitalisierung ihrer Prozesse und überdenken dabei ihren bisherigen "Document-Flow" grundlegend. Beim optimalen DMS-System geht es darum, möglichst digitalisierte End-to-End-Prozesse aufzusetzen, in denen die Informationen und Dokumente nicht nur digitalisiert, strukturiert und sicher abgelegt werden; viel wichtiger ist es, dass diese Informationen auch wieder ortsunabhängig und empfangsgerecht zur Verfügung gestellt und weiterverarbeitet werden können. So entsteht sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden und Lieferanten ein Zusatznutzen und unter Umständen sogar ein zusätzlicher neuer Service (Value-Add).

Gehören physische Drucker im papierlosen Büro damit der Vergangenheit an? Oder sind Kopien auf Papier weiterhin sinnvoll?

Der physische Drucker hat nach wie vor eine Daseinsberechtigung. Dies auch dann, wenn er mehr zum Scannen als zum eigentlichen Drucken von Dokumenten eingesetzt wird. Gerade die vielfältigen "Capturing-Funktionen" wie zum Beispiel "Scan-to-Mail" oder "Scan-to-Archive" etc. erfüllen vielerorts einen wichtigen Dienst auf dem Weg zum papierlosen Büro. Sie werden dann über die Bedieneinheit des Druckers in ein DMS-System mit integriert. Denn auch das gilt es zu berücksichtigen: Prozesse oder Abhängigkeiten, die sich nicht so ohne Weiteres papierlos abbilden lassen. Dazu zählen etwa Etiketten und Lieferpapiere und so weiter.

Welche Erwartungen müssen Dokumentenmanagement-Systeme heutzutage erfüllen?

Ziel sollte es sein, repetitive und manuelle Prozesse zu reduzieren und Ressourcen und Kosten einzusparen. Grund genug also, sich mit der Anschaffung eines DMS/ECM-System zu beschäftigen. Am Anfang steht dabei zunächst oft nur die Verarbeitung von einfachen Belegen, geht dann aber schnell über in Bereiche wie beispielsweise Vertragsmanagement, Human Resources, Auftragsverarbeitung, CRM usw. Überall sind Einsparpotenziale vorhanden. Wichtig dabei ist, dass der Weiterentwicklung des Kunden nichts im Weg steht. Deshalb sollte ein DMS/ECM-System schon beim Projektstart über mögliche Erweiterungs-Module und die entsprechenden Schnittstellen zu modernen Datenbank- und Umsystemen verfügen.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für ­Dokumentenmanagement-Systeme?

Virtualisierung und Cloud-Technologien haben selbstverständlich auch im DMS/ECM-Geschäft längst Einzug gehalten. Dennoch wird ein Grossteil der Systeme nach wie vor On-Premise installiert, was vor allem mit dem Schutz hochsensibler Personendaten zu tun hat. Dazuhin ist KI prädestiniert, die klassische Verschlagwortung zu verdrängen und DMS-Systeme lernfähiger zu machen und deren Qualität fortlaufend zu verbessern.

Wie müssen Reseller und IT-Dienstleister aufgestellt sein, um ­möglichst erfolgreich zu sein?

Wir sehen uns heute eher als "Trusted Advisor" und Prozessberater, mit der Aufgabe, gemeinsam mit dem Kunden seine individuellen Prozesse im "Dokument-Flow" zu optimieren. Und dies unabhängig davon, ob physisch auf Papier oder in bereits digitalisierter Form. Diese Arbeit setzt ein umfassendes Verständnis für die Kernprozesse des Kunden wie auch für die ihm zur Verfügung stehenden Technologien voraus. Nur so gelingt es, Kunden langfristig zufriedenzustellen.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

• Daniel Hatt, Canon: "Das optimale DMS gibt es nicht - eine bedürfnisgerechte Abstimmung ist von zentraler Bedeutung."

• Marcel Kurmann, IOZ: "Die grossen staubsammelnden Bürodrucker wirken wie Zeugen einer vergangenen Zeit."

• Katalin Ilosvay Luca, SER Group: "Die Verbindung von Automatisierung und KI ist der aktuelle Megatrend."

• Stefan Nuenlist, HP Schweiz: "Moderne Multifunktionsgeräte sind das Eingangstor zur digitalen Welt."

• Jens Wichert, Iron Mountain: "Physische Drucker sind im Büroalltag nicht mehr notwendig.”

• Simeon Zimmermann, Adeon: "Der Trend geht klar hin zur echten Cloud."