Was den Markt für Dokumentenmanagement antreibt

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Marcel Kurmann: Weil jede und jeder unter Dokumentenmanagement-System etwas anderes versteht, habe ich das zum zentralen Thema meiner Abschlussarbeit als Wirtschaftsinformatiker gemacht. Die Interviews mit Technologieherstellern und Anwenderfirmen haben ergeben, dass ein optimales DMS den ganzen Lebenszyklus eines Dokuments stützt: vom Eingang mit der Indizierung über die Ablage/Archivierung bis zur Ausgabe. Die Dokumente müssen bearbeitet werden können und das DMS sollte nahtlos in den digitalen Arbeitsplatz integriert sein.

Gehören physische Drucker im papierlosen Büro damit der Vergangenheit an? Oder sind Kopien auf Papier weiterhin sinnvoll?

Ich habe jedes Mal etwas Mitleid, wenn ich an einem der grossen staubsammelnden Bürodrucker vorbeikomme. In den Schweizer KMUs wird mit steigender Dringlichkeit digitalisiert, da wirken diese grossen Maschinen wie Zeugen einer vergangenen Zeit.

Welche Erwartungen müssen Dokumentenmanagement-Systeme heutzutage erfüllen?

Grundfunktionalitäten wie Belegverarbeitung, Vertragsmanagement sowie Workflow Engines für die Automatisierung müssen heutzutage zwingend in einem DMS vorhanden sein. Das System sollte einfach und intuitiv bedienbar sein. Zu komplizierte Systeme werden von den Usern nicht akzeptiert.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Die beiden Trends Automatisierung und künstliche Intelligenz. Mittels Automatisierung können Dokumente gesteuert und bearbeitet werden. Im Bereich des Qualitätsmanagements betrifft dies beispielsweise die Gültigkeit von mitgeltenden Dokumenten und die Nachverfolgbarkeit und Freigabe von Änderungen. Die künstliche Intelligenz wirkt für die Automatisierung wie ein Superlader: Der automatisierte Workflow wird mit Erkennungsmodellen ausgestattet und lernt das Dokument verstehen. Dadurch kann das Dokumentenmanagement-System Metadaten von beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheinen selbstständig auslesen.

Wie müssen Reseller und IT-Dienstleister aufgestellt sein, um möglichst erfolgreich in dem Markt zu sein?

Im IT-Dienstleistungssektor ist Vertrauen die wichtigste Währung. Dieses entsteht aber erst mit der Zeit, wenn Dienstleister und Kunden zusammenpassen und die IT-Projekte die Erwartungen erfüllen können. Die richtige Zusammensetzung von Projektteams und eine unterstützende Firmenkultur sind seitens IT-Dienstleister zwei wichtige Voraussetzungen dafür.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

• Daniel Hatt, Canon: "Das optimale DMS gibt es nicht - eine bedürfnisgerechte Abstimmung ist von zentraler Bedeutung."

• Katalin Ilosvay Luca, SER Group: "Die Verbindung von Automatisierung und KI ist der aktuelle Megatrend."

• Stefan Nuenlist, HP Schweiz: "Moderne Multifunktionsgeräte sind das Eingangstor zur digitalen Welt."

• Markus Weiler, Corvice: "Der physische Drucker hat nach wie vor eine Daseinsberechtigung."

• Jens Wichert, Iron Mountain: "Physische Drucker sind im Büroalltag nicht mehr notwendig.”

• Simeon Zimmermann, Adeon: "Der Trend geht klar hin zur echten Cloud."