So sieht ein optimales Dokumentenmanagement aus

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Stefan Nuenlist: Ein optimales Dokumentenmanagement muss es Mitarbeitern ermöglichen, jedes für ihre Arbeit relevante Dokument unabhängig vom Arbeitsort gemäss den Sicherheits- und Compliance-Vorgaben zu drucken oder digitalisiert zu bearbeiten. Es muss sich reibungslos in bestehende Prozesse integrieren. Eine leistungsstarke Digitalisierungsmöglichkeit gehört ebenso zu einem Dokumentenmanagement wie ein integriertes Workflow-Management, das die Dokumente beim Scannen bereits identifiziert und den erforderlichen Arbeitsschritten automatisch zuteilt. Dafür sind Schnittstellen zu den wesentlichen Anwendungen (zum Beispiel CRM, SAP) ebenso nötig wie eine abgesicherte und auditkonforme Speicherungsmöglichkeit.

Gehören physische Drucker im papierlosen Büro damit der Vergangenheit an? Oder sind Kopien auf Papier weiterhin sinnvoll?

Drucker - besser: moderne Multifunktionsgeräte - sind die dringend erforderliche Schnittstelle. Das Eingangstor zur digitalen Welt. Sie verfügen über leistungsstarke Scan-Einheiten. Mittels OCR-Erkennung und entsprechender Applikationen können sie den digitalen Dokumentenworkflow steuern. Gleichzeitig können digitale Dokumente jederzeit ausgedruckt werden. Papier ist in vielen Anwendungsbereichen nach wie vor die bevorzugte Form. Das haben nicht zuletzt die Erfahrungen während der Pandemie eindrücklich gezeigt.

Welche Erwartungen müssen Dokumentenmanagement-System heutzutage erfüllen?

Sie müssen intuitiv und einfach zu bedienen sein. Wesentlich ist die Einbettung in Applikationen - von SAP über CRM bis hin zu Cloud-Storage und E-Mail-Anwendungen - ebenso wie die selbstverständliche Integration in Arbeitsabläufe. Intelligente Technologien sollten das Risiko von Datenverlusten kontrollieren und die Nutzung der Daten auditkonform überwachen. Ein wichtiges Thema vor dem Hintergrund des Datenschutzes. Gerade auch beim Zugriff auf vertrauliche Dokumente oder Personendaten aus dem Homeoffice.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für ­Dokumentenmanagement-Systeme?

In Zeiten von hybriden Lösungen wird die überwiegende Zahl der Installationen künftig cloudbasiert sein. Ein Wandel, der bereits vor der Pandemie eingesetzt hat und mehr Flexibilität bietet: Je nach Kunde und ­Sicherheitsbedürfnis stehen diverse Optionen wie Private oder Virtual Private Cloud, Public oder Hybrid Cloud zur Verfügung stehen. Das Management in der Betriebsphase umfasst zudem die Verwaltung von Clients, der entsprechenden Security-Richtlinien sowie den Support mit einem besonderen Fokus auf das Remote-Management.

Wie müssen Reseller und IT-Dienstleister aufgestellt sein, um möglichst erfolgreich in dem Markt zu sein?

In erster Linie geht es darum, ein jeweils auf die Kundenbedürfnisse angepasstes Konzept zu entwickeln. Im zweiten Schritt wird daraus mit den bestehenden Produkten und Lösungen ein massgeschneidertes Angebot erstellt. Das setzt neben einer exzellenten Marktkenntnis ein tiefes Verständnis für die konkreten Bedürfnisse des Kunden voraus. Dazu gehört neben der detaillierten Analyse auch die Kenntnis der Prozesse und die Frage: "Wo wird digitalisiert?", und: "Welche Prozesse benötigen weiterhin die Papierform?" Vorteilhaft ist zudem, wenn der Partner den Kunden in allen Projektphasen begleiten kann. Von der Konzeption über die Umsetzung bis hin zum Betrieb. Das garantiert beiden Seiten eine langfristige Kundenbeziehung.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

• Daniel Hatt, Canon: "Das optimale DMS gibt es nicht - eine bedürfnisgerechte Abstimmung ist von zentraler Bedeutung."

• Marcel Kurmann, IOZ: "Die grossen staubsammelnden Bürodrucker wirken wie Zeugen einer vergangenen Zeit."

• Katalin Ilosvay Luca, SER Group: "Die Verbindung von Automatisierung und KI ist der aktuelle Megatrend."

• Markus Weiler, Corvice: "Der physische Drucker hat nach wie vor eine Daseinsberechtigung."

• Jens Wichert, Iron Mountain: "Physische Drucker sind im Büroalltag nicht mehr notwendig.”

• Simeon Zimmermann, Adeon: "Der Trend geht klar hin zur echten Cloud."