Diese Trends prägen das Geschäft mit Dokumentenmanagement

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Jens Wichert: Zuallererst muss es die Bedürfnisse des Kunden optimal umsetzen. Die Mitarbeitenden müssen zudem bei der Erstellung mitgenommen werden. Ein DMS kann unterschiedliche Rollen spielen: Es kann zur zentralen Applikation werden, die schnell Informationen liefert und Prozesse intelligent umsetzt. Oder es bleibt für die Anwender fast unsichtbar, wenn es vor allem im Zusammenspiel mit vorhandenen Applikationen als Plattform zum Verwalten von Inhalten dient. Sinnvoll ist es immer, vorhandene Prozesse zu überprüfen und neue Möglichkeiten zu evaluieren.

Gehören physische Drucker im papierlosen Büro damit der Vergangenheit an? Oder sind Kopien auf Papier weiterhin sinnvoll?

Aus unserer Sicht sind physische Drucker bei durchgängiger Umsetzung der Möglichkeiten heutiger Softwaresysteme im Büroalltag nicht mehr notwendig. Allein Scanner zur Dokumentenerfassung können noch eine Rolle spielen. Generell helfen Hardware wie mobile Anzeigegeräte und die Software dabei, Drucker nicht zu vermissen. Das beginnt bei der KI-unterstützten Extraktion von Daten aus Inhalten und endet bei der Integration von Signaturlösungen.

Welche Erwartungen müssen Dokumentenmanagement-System heutzutage erfüllen?

Einerseits sind operative Belange zu beachten. Hier unterstützt eine Plattform in der Cloud das schnelle und kostengünstige Implementieren von Lösungen, da zum Beispiel keine eigene Infrastruktur oder Expertise benötigt wird. Andererseits werden moderne Funktionalitäten erwartet. Hierbei ist sicher KI zu nennen, aber auch das sichere Verwalten von Inhalten, deren Aufbewahrung über definierte Zeiträume, und das Verwenden von Dokumenten in Geschäftsprozessen. Ebenso wird ein Zusammenspiel mit anderen Applikationen erwartet.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Diese werden vor allem durch die Nutzung der Cloud und von KI geprägt. Zudem: Integrationen in andere Applikationen, Workflow-Definition sowie die Unterstützung von Compliance/Governance beispielsweise durch Aufbewahrungsfristen oder Legal-Hold in Gerichtsverfahren.

Wie müssen Reseller und IT-Dienstleister aufgestellt sein, um möglichst erfolgreich in dem Markt zu sein?

Beide müssen natürlich die Fähigkeiten von Plattformen und Lösungen sehr gut kennen und umsetzen können. Noch wichtiger sind die Kenntnisse über die Herausforderungen des Kunden und seiner Branche, um mit der passenden Lösung den grösstmöglichen Wert zu liefern.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

• Daniel Hatt, Canon: "Das optimale DMS gibt es nicht - eine bedürfnisgerechte Abstimmung ist von zentraler Bedeutung."

• Marcel Kurmann, IOZ: "Die grossen staubsammelnden Bürodrucker wirken wie Zeugen einer vergangenen Zeit."

• Katalin Ilosvay Luca, SER Group: "Die Verbindung von Automatisierung und KI ist der aktuelle Megatrend."

• Stefan Nuenlist, HP Schweiz: "Moderne Multifunktionsgeräte sind das Eingangstor zur digitalen Welt."

• Markus Weiler, Corvice: "Der physische Drucker hat nach wie vor eine Daseinsberechtigung."

• Simeon Zimmermann, Adeon: "Der Trend geht klar hin zur echten Cloud."