Was Dokumentenmanagement-Systeme heutzutage alles können müssen

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Daniel Hatt: Das optimale DMS im Allgemeinen gibt es nicht. Eine bedürfnisgerechte Abstimmung auf Strukturen und Prozesse ist von zentraler Bedeutung und ist eng mit dem digitalen Reifegrad des Unternehmens verknüpft.

Gehören physische Drucker im papierlosen Büro damit der Vergangenheit an? Oder sind Kopien auf Papier weiterhin sinnvoll?

Multifunktionsdrucker (MFPs) sind auch aus dem modernen Arbeitstag, beim hybriden Arbeiten, im Büro oder im Homeoffice nicht wegzudenken. Die MFPs sind in die digitalen Prozesse eingebunden und bilden somit die entscheidende Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt. Hinzu kommen Apps, die über den Touchscreen am MFP bedient werden, um insbesondere Scan-Prozesse, Workflows und die Dokumentenarchivierung zu vereinfachen.

Welche Erwartungen müssen Dokumentenmanagement-Systeme heutzutage erfüllen?

Ein Dokumentenmanagementsystem muss in verschiedene Applikationen wie zum Beispiel ERP oder CRM integrierbar sein. Erstellung und Anpassung von Workflows sollten durch geschulte Key User selbst vorgenommen werden können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO- EU & CH) und Einhaltung der gesetzlichen Revisionsvorschriften.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für ­Dokumentenmanagement-Systeme?

Seit der Pandemie verzeichnen wir eine steigende Nachfrage nach SaaS-Lösungen aus der Cloud, die über OPEX nachhaltig finanziert werden können und die Flexibilität erhöhen, Stichwort hybrides Arbeiten. Dazu gehört die Möglichkeit, das DMS von überall her bedienen zu können; via App auf dem Mobile oder Tablet, wie auch via Webaccess über einen Browser. Künstliche Intelligenz hat auch bei DMS massiv an Bedeutung gewonnen, damit Dokumentenprozesse einen möglichst hohen Automatisierungsgrad erreichen. Ein weiterer Trend bei DMS geht in Richtung low code/no code.

Wie müssen Reseller und IT-Dienstleister aufgestellt sein, um möglichst erfolgreich in dem Markt zu sein?

Reseller und IT-Dienstleister bringen idealerweise umfassende Kenntnisse der internen Prozesse ihrer spezifischen Kundensegmente mit. Anbieter müssen in der Lage sein, gemeinsam mit der Kundschaft Prozesse und Dokumentenabläufe neu zu entwickeln. Dabei müssen sie Best Practices und Optimierungspotenziale aufzeigen können.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

• Marcel Kurmann, IOZ: "Die grossen staubsammelnden Bürodrucker wirken wie Zeugen einer vergangenen Zeit."

• Katalin Ilosvay Luca, SER Group: "Die Verbindung von Automatisierung und KI ist der aktuelle Megatrend."

• Stefan Nuenlist, HP Schweiz: "Moderne Multifunktionsgeräte sind das Eingangstor zur digitalen Welt."

• Markus Weiler, Corvice: "Der physische Drucker hat nach wie vor eine Daseinsberechtigung."

• Jens Wichert, Iron Mountain: "Physische Drucker sind im Büroalltag nicht mehr notwendig.”

• Simeon Zimmermann, Adeon: "Der Trend geht klar hin zur echten Cloud."