Wie KI und Automatisierung das Dokumentenmanagement prägen

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Katalin Ilosvay Luca: Für viele Organisationen ist das Dokumenten­management nur ein erster Schritt auf dem Weg zu einer intelligenten Content-­Management-Lösung. Ihnen reicht es nicht mehr aus, beispielsweise aus einem Brief aus Papier ein digitales Dokument zu machen und zu archivieren. Das Dokument und die darin enthaltenen Informationen sind Teil eines Prozesses, der übrigens durch intelligente Automatisierungen deutlich verbessert werden kann. Wichtig dabei ist, dass an den Prozessstellen stets alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen - unabhängig davon, aus welchem System sie stammen.

Gehören physische Drucker im papierlosen Büro damit der Vergangenheit an? Oder sind Kopien auf Papier weiterhin sinnvoll?

Mit der digitalen Unterschrift kann das papierlose Büro endlich Realität werden. Auch für eine revisionssichere Archivierung ist kein Papier mehr notwendig. Unserer Meinung nach werden Drucker aber nicht ganz verschwinden - im regulatorischen Bereich erwarten wir Anwendungsbeispiele. Ein Praxistipp: Platzieren Sie den Drucker möglichst weit weg von den Arbeitsplätzen. Wird dann trotzdem noch gedruckt, haben sich die Mitarbeitenden zumindest etwas bewegt.

Welche Erwartungen müssen Dokumentenmanagement-System heutzutage erfüllen?

Reine DMS haben ausgedient. Die Unternehmen möchten einen 360-Grad-Blick auf Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende oder Patienten haben. Sie erwarten, dass alle Inhalte erfasst werden und möglichst früh, automatisch und stets zum richtigen Zeitpunkt ohne aufwändige Suche in den Geschäftsprozessen bereitstehen - und das über Systemgrenzen hinweg. Dazu braucht es Lösungssuiten für gängige Businessprozesse wie HR, Sales oder Purchase-to-Pay und eine nahtlose Integration in viele Geschäftsanwendungen wie SAP, Salesforce oder Teams.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für ­Dokumentenmanagement-Systeme?

Die Verbindung von Automatisierung und künstlicher Intelligenz ist unserer Meinung nach der aktuelle Megatrend! So entstehen Lösungen, die den inhaltlichen Kontext einer Information erkennen und sie im passenden Geschäftsprozess an der richtigen Stelle anbinden. Wir nennen dies "Intelligent Content Automation". Unternehmen erhalten so eine gemeinsame und verlässliche Informationsbasis. Nicht zuletzt ist das Trend-Thema Cloud allgegenwärtig.

Wie müssen Reseller und IT-Dienstleister aufgestellt sein, um möglichst erfolgreich in dem Markt zu sein?

Unsere Kunden verlangen eine komplette Lösung, die Inhalte von Businessanwendungen nahtlos miteinander verbindet und in automatisierte Prozesse integriert. Diese Businesslösung muss schnell, out of the box, einführbar sein. Darüber hinaus dürfen Kunden von ihren Dienstleistern Flexibilität, Branchen- und Prozesskenntnisse erwarten.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

• Daniel Hatt, Canon: "Das optimale DMS gibt es nicht - eine bedürfnisgerechte Abstimmung ist von zentraler Bedeutung."

• Marcel Kurmann, IOZ: "Die grossen staubsammelnden Bürodrucker wirken wie Zeugen einer vergangenen Zeit."

• Stefan Nuenlist, HP Schweiz: "Moderne Multifunktionsgeräte sind das Eingangstor zur digitalen Welt."

• Markus Weiler, Corvice: "Der physische Drucker hat nach wie vor eine Daseinsberechtigung."

• Jens Wichert, Iron Mountain: "Physische Drucker sind im Büroalltag nicht mehr notwendig.”

• Simeon Zimmermann, Adeon: "Der Trend geht klar hin zur echten Cloud."