Jens Margraf von Klara im Podium

Worauf es bei einer digitalisierten Buchhaltung zu achten gilt

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von Coen Kaat

Seit Juni 2020 ist es möglich, Rechnungen mit einem QR-Code auszustatten. Digitalisiert ist die Buchhaltung der Schweizer KMUs damit aber noch nicht. Was noch fehlt und was noch im Weg steht, sagt Jens Margraf, Chief Customer Officer von Klara Business.

Jens Margraf, Chief Customer Officer von Klara Business. (Source: zVg)
Jens Margraf, Chief Customer Officer von Klara Business. (Source: zVg)

Wie digital sind die Buchhaltungsprozesse in Schweizer KMUs?

Jens Margraf: Umfragen zeigen, dass ein grosser Teil der Schweizer KMUs immer noch mehrheitlich mit Papierbelegen arbeitet und die Quittungen an das Treuhandbüro schickt. Von einer flächendeckenden Digitalisierung sind wir leider noch ganz weit entfernt. Das ist schade, denn eine digitale Buchhaltung ist nicht nur effizienter, sondern auch kostengünstiger. Seit der Coronakrise beobachten wir aber, dass die Digitalisierung auch bei Schweizer KMUs einen zunehmend höheren Stellenwert hat - auch was die Buchhaltung angeht.

Welche Hürden stehen hier einer Digitalisierung im Weg?

Viele KMUs haben Angst, auf das Papier zu verzichten. Wir dürfen nicht vergessen: In der Schweiz ist jedes Unternehmen zu einer ordnungsgemässen Buchhaltung verpflichtet, da sie die Grundlage für die Besteuerung darstellt. Alle Belege müssen fälschungssicher sein und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Viele KMUs haben Respekt, ihre Belege ins Buchhaltungsprogramm zu laden. Dabei ist die Buchhaltungssoftware heutzutage derart ausgeklügelt, dass alle Prozesse sicher und gesetzeskonform ablaufen.

Welchen Stellenwert haben cloudbasierte Lösungen?

Spätestens seit Corona hat sich gezeigt, dass ortsunabhängiges Arbeiten salonfähiger wird, auch bei KMUs. Die User möchten vermehrt von überall aus auf ihre Buchhaltung, ihr CRM oder die Lohnverarbeitung zugreifen, unabhängig vom Endgerät. Es hat sich gezeigt, dass Cloud-Lösungen flexibler und kostengünstiger sind als Software, die man lokal auf dem Rechner installiert. Die Benutzeroberfläche kann schnell optimiert werden - ohne zeitaufwändige Updates. Die Nutzerinnen und Nutzer brauchen dabei nur eine gute Internetverbindung und einen Computer oder ein Tablet.

Wo sind die Geschäftsmöglichkeiten für Integratoren und Reseller?

Unternehmen, die ihre Prozesse bereits digitalisiert haben, sollten ihren Vorsprung nutzen. So können sie sich etwa ihren Kunden und Partnern gegenüber als "digitale Coaches" profilieren und ihnen die Angst vor der Digitalisierung nehmen. Bei Klara haben wir ein sogenanntes Expertenportal eingerichtet, wo sich unsere Kunden an Experten wenden können, die etwa schon mit einer digitalen Buchhaltung arbeiten. Im Gegenzug dazu erhalten die Experten mehr Sichtbarkeit und dadurch neue potenzielle Kunden.

Welche technologischen Trends erkennen Sie im Bereich der Buchhaltungssoftware oder des Dokumentenmanagements insgesamt?

Viele KMUs machen den Fehler, dass sie verschiedene digitale Tools nutzen, die nicht miteinander kommunizieren. So ist die Buchhaltung in einem anderen System angesiedelt als etwa das CRM, wo sich die Kundendaten befinden. Das führt unnötig zu Mehraufwand. Wir nutzen einen integrativen Ansatz und bieten in der Buchhaltung zum Beispiel direkte Anbindungen ans Onlinebanking verschiedener Bankinstitute. Ausserdem gibt's neben der Buchhaltung ein vollumfängliches CRM, eine einfache Lohnverarbeitung und vieles mehr. Wer zum Beispiel einen Onlineshop betreibt, kann die Umsätze direkt verbuchen - und das alles mit einem Login. Ich bin davon überzeugt, dass sich solche All-in-one-Lösungen in Zukunft etablieren werden.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

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