Social Media - Fluch und Segen

Informationsvorsprung ist nicht nur an der Börse gefragt. Jeder möchte laufend auf eine Vielzahl an aktuellen Informationsquellen zugreifen können. Vom Kurier, der eine Botschaft von einem Ort zum anderen laufend überbrachte, über gedruckte Zeitschriften, Festnetz-Telefon, Radio, Fernsehen, Mobiltelefon bis zum Internet – die Geschwindigkeit, mit der Nachrichten übermittelt werden, hat gerade in den letzten zwei Jahrzehnten drastisch zugenommen. Mit Web 2.0 ist eine Plattform entstanden, die ähnlich wie Opensource eine enorme positive Energie freisetzt. Explosionsartig hat sich in den letzten zwei Jahren das spontane Einbringen eigener Informationen auf vielfältigen Onlineplattformen verbreitet. Dabei wird es zunehmend schwieriger, den Überblick über die Vielzahl an Diensten und ihre jeweilige Ausrichtung und Bedeutung innerhalb der Social-Media-Landschaft zu behalten. Das Angebot ist riesig. Die gängigsten Kategorien lassen sich mit Networking, Publikationen, Diskussion, Tausch und Spiel umschreiben.

Umgang mit Facebook, Twitter & Co.

Diese Dynamik hat aber auch eine Kehrseite. Die teilweise exzessive Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz und die daraus resultierenden Probleme in den Unternehmen haben besonders bei Behörden und in Grossfirmen Massnahmen notwendig gemacht, die oftmals in der Presse ihren Niederschlag finden. Bei einer grossen Zahl an Klein- und Mittelbetrieben ist das Thema aber noch wenig beachtet oder tabu. Man verschliesst die Augen und setzt sich weder mit den positiven noch mit den negativen Seiten auseinander.

Prävention oder Partizipation Viele Unternehmen tun sich schwer damit, klare Richtlinien zu erlassen. Es ist nachvollziehbar, dass Verbote unpopulär und unbequem sind. Massnahmen sind jedoch unerlässlich. Mit technischen Mitteln lässt sich der Zugriff im Firmennetz auf Social- Media-Dienste einschränken und kontrollieren. Wegen der Ausweichmöglichkeit aufs private Smartphone lässt es sich aber nicht völlig unterbinden. Eine Internetkultur wird in einem Unternehmen entweder vorgegeben oder sie entwickelt sich unkontrolliert. Schlecht argumentierte Einschränkungen und Verbote lösen automatisch Abwehrreaktionen aus. Alternativen zu Verboten und gänzlich blockierten Diensten können gezielte Nutzungsmöglichkeiten zu bestimmten Zeiten oder vom produktiven Netzwerk getrennte Terminals im Pausenbereich sein.

Internetrichtlinien

In einem offiziellen Reglement sollte jede Unternehmung die Art der Internetnutzung festlegen und damit Fragen beantworten wie: Wie ist die Nutzung von allen nicht die Arbeit betreffenden Diensten im Internet während der Arbeitszeit geregelt? Wer darf wann was, wo und wie lange? Wie verhält es sich mit privaten Geräten? Das Regelwerk sollte klar geschrieben sein und höchstens drei bis vier Seiten umfassen. Die rechtlichen Aspekte mit Wahrung der Privatsphäre und was wie kontrolliert wird, müssen ebenfalls enthalten sein. Um wirklich eine Wirkung zu entfalten, müssen die Richtlinien zwingend von der Geschäftsleitung getragen werden.

Mitarbeiter sensibilisieren

Viele Mitarbeiter gehen relativ gedankenlos und leichtfertig mit Social Media um. Es gehört einfach dazu, die anderen tun es ja auch. Dass neben der Zeitverschwendung und dem Produktivitätsverlust für den Arbeitgeber weitere Risiken existieren, sind sich die wenigsten bewusst. Die teilweise massive Netzwerkbelastung ist dabei nur eines von vielen Problemen. Schlimmer ist, wenn die Plattformen gezielt genutzt werden, um an interne Informationen zu gelangen oder Trojaner einzuschleusen. Es gibt in diesem Bereich noch sehr viel Aufklärungsarbeit zu leisten. Wirkliche Beachtung findet sie oft leider erst nach einem Zwischenfall.

Chancen und Risiken für die HR-Abteilung

Beim Umgang mit Social Media zur Rekrutierung von Mitarbeitern trifft man zuweilen auf ein widersprüchliches Verhalten. So werden für die Mitarbeitersuche Dienste wie XING oder LinkedIn konsultiert oder sogar Stellenanzeigen geschaltet. Die Bewerber werden gegoogelt und ihr Facebook-Profil analysiert. Gleichzeitig ist man sich vielerorts nicht bewusst, dass auch das Unternehmen heute von Bewerbern, Kunden und Konkurrenten durchleuchtet wird. Die Suchergebnisse gehen dabei weit über die Informationen der Firmenwebsite hinaus und auch Äusserungen von Mitarbeitern in Onlinediensten, Blogs und Foren wirken nach aussen. Da das Grundprinzip von Social Media die Interaktion ist, werden nur der richtige Einsatz sowie die permanente Beschäftigung damit zum gewünschten Wettbewerbsvorteil führen.

Weitere Anwendungsgebiete Diverse Unternehmen setzen Social Media auch im weiteren B2B-Umfeld ein. Dies sind zur Hauptsache die Bereiche Public Relations und Marketing. Mit geschickt aufbereiteten, regelmässigen Angeboten im Microblogging-Dienst Twitter, mit maximal 140 Zeichen pro Nachricht, kommuni- ziert man in Echtzeit mit Kunden. Wer die Präsenz gut mit dem Webauftritt verlinkt, spricht plötzlich ein neues Publikum an. Auch viele Künstler und Selbstdarsteller wurden bekannt durch ein millionenfach betrachtetes Video bei Youtube und einige schafften es sogar, daraus finanziellen Gewinn zu machen. Der Lachanfall eines Politikers oder Versprecher einer Politikerin, als Videoclip ins Netz gestellt, garantieren eine enorme Beachtung innert kürzester Zeit. Genauso einfach können aber auch manipulierte Inhalte ins Netz gebracht werden – mit den entsprechenden Folgen.

Fazit zur Sicherheit

Trotz anerkannter Bedeutung und aktiver Nutzung von Web-2.0-Seiten sind viele Entscheidungsträger skeptisch und haben Sicherheitsvorbehalte gegen Social Media. Dass die viel benutzten Plattformen früher oder später als Einfallstore missbraucht werden, ist leicht vorstellbar. Gemäss einer kürzlich durch das Ponemon Institut und Checkpoint vorgestellten Studie sind rund 82 Prozent der befragten IT-Administratoren davon überzeugt, dass Social Networking, Internet-Applikationen und Widgets die Sicherheitslage ihrer Organisation signifikant verschlechtern. Am meisten fürchtet man sich bei Social Media vor Viren, Malware und Datenverlust. Das eigene, überlegte und vorsichtige Verhalten, eine permanente Aufklärung zu den Risiken im Unternehmen und eine gezielte Überwachung führen, zusammen mit den technischen Schutzvorrichtungen, zum bestmöglichen Sicherheitslevel.