Faigle im Podium zum papierlosen Büro

Warum die EU-DSGVO ein papierloses Büro erzwingt

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von Coen Kaat

Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht steinig – er ist voller Papier. Ob die Vision überhaupt realistisch ist und warum die grösste Hürde auf dem Weg nicht die Technik, sondern der Mensch ist, sagt Harald Lutz, CIO und Leiter von Faigle Solutions.

Harald Lutz, CIO und Leiter von Faigle Solutions. (Source: zVg)
Harald Lutz, CIO und Leiter von Faigle Solutions. (Source: zVg)

Wie realistisch ist die Vorstellung eines komplett papierlosen Büros?

Harald Lutz: Diese Vorstellung ist unter den Aspekten Effizienz, Redundanzfreiheit, Sicherheit, Compliance, Umwelt und Datenschutz sehr realistisch, aber nur bedingt in allen Unternehmungen und Branchen umsetzbar. Bis wir dafür bereit sind, braucht es neben den gesetzgeberischen Rahmenbedingungen und internationalen (Schnittstellen-)Standards vermutlich einen oder sogar zwei Generationenwechsel auf Seite Ausbildung, Arbeitskultur und Arbeitsmarktteilnehmer.

Ist dies überhaupt sinnvoll?

Open Mind: Nur schon die konsequente Verfolgung einer entsprechenden Arbeitshypothese muss zwangsläufig zu mehr Redundanzfreiheit, durchgängigen Schnittstellen und langfristigen Kosteneinsparungen führen. Wer zum Beispiel die EU-DSGVO hinsichtlich des Nachweises von Personendaten erfüllen möchte, wird dies nur zweifelsfrei schaffen, wenn er die zugehörigen Informationen nicht papierbasiert verwaltet. Denn nur die elektronische Informationsverwaltung ermöglicht letztlich eine sichere und nachvollziehbare Informationskontrolle. Die Papierverarbeitung in Büros ist die konsequente Bearbeitung von Medienbrüchen mit all ihren (teuren) Nachteilen. Diese abzuschaffen erachte ich als äusserst sinnvoll.

Welche Chancen bieten Managed-Printing-Services-Angebote für Reseller und Systemintegratoren?

Die Chancen liegen in den erweiterten Möglichkeiten einer nachhaltigen Kundenbindung, im Potenzial, welches sich aus den hohen Ansprüchen an einen Full-Service-Provider ergeben sowie in der Partizipation an der damit verbundenen Monetarisierung der "as a Service"-Kultur (IaaS) im Bereich Printing.

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Office-Dokumente sind nur ein triviales Trägermedium für Informationen. Für das optimale Dokumentenmanagement müssen auf der Input- (zum Beispiel mittels Capturing), Verwaltungs- (zum Beispiel eine DMS-/ECM-Lösung) wie auch auf der Output-Seite intelligente Informationssysteme zur Verfügung stehen, damit die an Dokumente gebundenen Informationen aufbereitet und effizient verarbeiten werden. Für Unternehmen, die das Daten- und Informationsmanagement beherrschen, ist das optimale Dokumentenmanagement keine wirkliche Herausforderung.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Der DMS-Markt unterscheidet sich nur punktuell vom Gesamtmarkt. In der Folge werden wir sehr oft mit Fragen zu den Themen Datenschutz, Mobile-Computing, Cloud-Computing, hybride Architekturen, Skalierbarkeit, offene Schnittstellen beziehungsweise Integrierbarkeit, Prozessautomation und teilweise auch künstliche Intelligenz konfrontiert.

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