Marktchance Managed Document Services

Die Anforderungen an die Büroumgebungen verändern sich: Mitarbeiter arbeiten immer weniger direkt im Büro einer Firma. Sie arbeiten im Homeoffice, beim Kunden vor Ort oder unterwegs, etwa im Zug oder im Flugzeug. Doch wo lagern sie ihre PDF-Dokumente? Wie verwalten sie ihre Excel-Files? Wie werten sie gewonnene Daten aus? Antworten liefern neben bereits etablierten ECM-Softwarelieferanten nun immer häufiger auch Druckerproduzenten. Sie haben gemerkt, wie wichtig das Ablegen und Verwalten unstrukturierter Informationen ist, wie Matthias Leybold, Director Enterprise Content Management vom Beratungshaus Deloitte, erklärt.

Die Druckerhersteller bieten ihren Kunden Managed Document Services an, ein Sammelbegriff für das Erfassen, Verteilen, Archivieren und Ausdrucken von Dokumenten. Zu diesen Dienstleistungen zählen neben Managed Print Services auch die "Managed Document Solutions" (MDS). Das Dokumentenmanagment findet entweder "on premise" statt oder, immer häufiger, in der Cloud. Für MDS wird die Hardware von Multifunktionsgeräten mit der Software von Content-Management-Systemen für Unternehmen (ECM) verbunden. Die Druckerhersteller arbeiten daran, sich vom Anbieter reiner Managed Print Services zum Dokumentenprozess-Anbieter weiterzuentwickeln. Dadurch rücken sie näher an den wertschöpfenden Teil der Prozesskette. Für die Druckerhersteller ein neues Spielfeld. Sie werden sich hier gegen Unternehmen wie IBM und andere grosse ECM-Software-Anbieter behaupten müssen.

Die Marktforscher von Radicati taxieren den Umsatz im weltweiten ECM-Geschäft für das vergangene Jahr auf 4,4 Milliarden US-Dollar. Bis 2016 werden die Umsätze auf 7,5 Millarden Dollar steigen, bei einer jährlichen Wachstumsrate von 15 Prozent.

Grosses Marktpotenzial

Druckerhersteller Kyocera hat vergangenes Jahr in einer Studie den Markt für Managed Document Services in Europa untersucht. Der Hersteller sieht für den Markt mit Dokumentenlösungen grosses Potenzial. Denn nur jedes dritte Unternehmen nutzt bereits Document Solutions. Die untersuchten Firmen setzen vorrangig Produkte für den Formulardruck sowie für das Monitoring ein, gefolgt von Lösungen für die Archivierung. Jedes vierte Unternehmen will in den kommenden Monaten seine Druck- und Dokumentenmanagement-Strukturen umstellen. Weitere 36 Prozent der Unternehmen wollen in den kommenden zwei Jahren ihre Strukturen anpassen. In der Schweiz plant das gut die Hälfte der Befragten. Übrigens wird in Schweizer Firmen im Schnitt knapp 8 Prozent des IT-Budgets für den Druckbereich ausgegeben.

Der Multifunktionsdrucker wird zum Tor für die digitale Dokumentenablage

Durch die Marktentwicklung hin zu MDS rücken Multifunktionsdrucker (MFP) in den Fokus des Marktes für Dokumentenmanagement. Die Geräte, die Scanner, Fax, Drucker und weitere Bürowerkzeuge in sich vereinen, bilden das Tor zum digitalen Aktenschrank, der lieber heute als morgen Bundesordner und Kellerarchive ersetzen soll, wenn es nach dem Wunsch einiger grosser Hersteller im IT-Markt geht. Hierfür bieten sie inzwischen Geräte an, deren Scanner etwa über eine OCR-Software Texte erfassen können. Oder Datenbankprogramme, mit denen im digitalen Aktenschrank gezielt nach einer Information gesucht werden kann. Für Anwender bedeutet das: finden im digitalen Raum, statt suchen im analogen Aktenschrank.

MDS – ein junger Markt

Welche Chancen bietet dieser Markt? Der Markt für MDS-Lösungen habe sich erst in den letzten ein bis zwei Jahren etabliert, hebt Leybold hervor. MDS gilt als eine junge Branche, die gerade im Kommen ist. Wie gross der MDS-Markt in der Schweiz ist und wie viel Umsatz er generiert, sei daher schwierig abzuschätzen, folgert Leybold. Dennoch: Für IT-Dienstleister sei MDS ein lohnendes Geschäft. So könnten beispielsweise Systemintegratoren, inbesondere Partner von Druckerherstellern, ihr Angebot diversifizieren. Ausserdem erhielten sie durch den Abschluss von Serviceverträgen ein regelmässiges Einkommen. Die Grösse eines Serviceanbieters spiele dabei nur eine untergeordnete Rolle. Jeder Dienstleister kann also neben Managed Print Services auch MDS anbieten. Wichtig sei neben wirtschaftlichen Überlegungen in erster Linie die Beratungskompetenz in den branchenspezifischen Prozessen: Mitarbeiter müssen geschult oder das Team vergrössert werden, um die richtigen Fähigkeiten in einem Team zu vereinen.

Die Marktübersicht Druckermarkt Schweiz 2013 auf www.it-markt.ch bietet eine Auswahl an Druckerherstellern, der von ihnen angebotenen Technik und MDS-Features sowie deren Partnerprogramm.