Im Wettbewerb um die Generation Z zählt Employee Experience

Sie sind Eingeborene des Internets, Digital Natives, die als erste Generation mit elektronischen Endgeräten sozialisiert wurden. Eine Welt ohne Smartphone ist für sie unvorstellbar. Die ersten dieser jung-dynamischen Repräsentanten treten nun nach abgeschlossenen Ausbildungen oder dank verkürzter Studienzeiten bereits mit Hochschulabschlüssen in den Schweizer Arbeitsmarkt ein. Arbeitgeber müssen sich heute dafür rüsten, um die besten Talente nicht nur zu gewinnen, sondern vor allem mit einer zeitgemässen IT-Infrastruktur auch zu halten.

Unternehmen und ihre Strukturen müssen dynamischer werden

Die Generation Z lebt im Internet und kommuniziert über mobile Endgeräte. Schon im Studium vernetzten sie sich in virtuellen Arbeitsgruppen international. Ihre bevorzugten Medien sind nicht mehr Printprodukte, Telefon und E-Mail oder gar SMS, sondern Text- und Video-Chat via Whatsapp oder Facetime. Für alle Herausforderungen des Lebens und der Arbeitswelt muss es nach ihrer Einschätzung eine App geben. Auch von ihren Arbeitgebern erwarten sie daher, dass sie ihnen für ihre Aufgaben Digital Workspaces zur Verfügung stellen. Das fängt schon bei der Auswahl möglicher Arbeitgeber an, deren Stellenangebote sie in ihren bevorzugten Medien erwarten. Für die Bewerbersuche bietet diese internationale und virtuelle Lebenspraxis aber auch Vorteile: Nie war es so einfach, potenzielle Kandidaten international anzusprechen und in die Schweiz zu holen.

Für die Gewinnung dieser hochqualifizierten Generation Z müssen Personaler aber auch mit ein paar Klischees aufräumen. Anders als vielfach behauptet, schätzen die Gen-Z-Mitarbeiter die persönliche Kommunikation und wollen ihren Kollegen und Teammitgliedern gerne auch "im realen Leben" begegnen. Sie wollen auch nicht um jeden Preis im Homeoffice oder ständig unterwegs arbeiten. Im Gegenteil erwarten sie heute Arbeitsumgebungen, die ihnen grösstmögliche Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeitsprozesse bieten. Je nach Projektstatus wollen sie flexibel und selbstorganisiert entscheiden, ob und wo und wie sie sich treffen und zusammenarbeiten. Dafür wünschen sie flexible Räume, die sowohl direkte Gruppenarbeit als auch individuelle Rückzugsbereiche für hochkonzentrierte Alleinarbeit ermöglichen. Sie wünschen also neben informellen Strukturen weiterhin Meeting-Räume, die mit der neuesten Videokonferenztechnologie für virtuelle Besprechungen ausgestattet sind. Neben dieser räumlichen Flexibilität wünschen sie aber vor allem digitale Flexibilität für selbstgestaltete Workflows ohne Medienbrüche und Arbeitsunterbrechungen. Sie stellen andere Anforderungen an eine hochwertige Mitarbeitererfahrung oder «Employee Experience», die für sie zum zentralen Kriterium bei der Auswahl ihres Arbeitgebers gehört.

Digitale Workflow auch bei der Administration

Digital Workspaces eliminieren Medienbrüche und geben ihren Bewohnern einen einfachen, stets geräteunabhängigen und intuitiven Zugang zu ihrer individuellen Arbeitsumgebung – egal von welchem Endgerät sie sich einloggen. So können die Mitarbeiter immer dort nahtlos anschliessen, wo sie zuletzt ihre Arbeit beendeten. Ihr Workflow wird also weder durch die Nutzung eines anderen Endgerätes noch durch eine andere Realumgebung beeinflusst. Darüber hinaus sollten Arbeitgeber auch daran arbeiten, ihre Verwaltungsprozesse in einem digitalen Workflow abzubilden. Denn nichts irritiert die sensiblen Digitalnomaden mehr, als Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Freigaben für den Bürobedarfseinkauf oder für sonstige Genehmigungsprozesse auf Papier abzuwickeln. Solche digitalen Prozesse sollten die jeweils notwendigen Informationen bereitstellen und mit einfachen Schaltflächen (genehmigt oder abgelehnt) sowie automatisierten Kommunikationswegen die Administration beschleunigen. Da diese Vorgänge digital erhalten bleiben, sind sie transparent, jederzeit nachzuvollziehen und für alle Beteiligten besser dokumentiert als Papier, das sich auch gerne mal in einem Stapel anderer Papiere verliert.

Sicherheit durch multifaktorielle Authentifizierung und ­Machine Learning Security IT

Natürlich spielt bei einer solchen Infrastruktur die Sicherheit eine grosse Rolle. Idealerweise erfolgt der Zugang über multifaktorielle Authentifizierung. Darüber hinaus sollte die IT einen Selfservice-Resource-Store bereitstellen, aus dem die Digital Natives die Apps und Services auswählen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Hierbei ist allerdings darauf zu achten, dass dieser Store aktuelle und zeitgemässe Apps enthält; denn die Generation Z wird sich die gewünschten Apps sonst aus ungesicherten Quellen besorgen. Neben dem Zugriffsschutz mittels Authentifizierungssystemen sollte daher ein System im Hintergrund für Sicherheit sorgen, ohne dass es die Endanwender merken. Das bietet ein kontinuierliches auf Machine Learning basierendes Monitoring-System, das eine sichere Umgebung herstellt, indem es Eindringlinge und Datenschutzverletzungen in Echtzeit detektiert. Solche Machine-Learning-Algorithmen erfassen ständig die Leistungsparameter im gesamten IT-System, um höchste Performance zu gewährleisten. Sie sichern ebenso das Netzwerk als auch die häufig cloudbasierten Anwendungen und Services. Ein solches Gesamtsystem intelligenter digitaler Workspace-Funktionalitäten ist heute erforderlich, um die Generation Z zufriedenzustellen. Denn es erzeugt eine Employee Experience, ohne die sich Digital Natives nicht mehr gewinnen und halten lassen.

Fazit: Dialog für Weiterentwicklung der IT mit Gen Z führen

Unternehmen, die die hohen Erwartungen der Generation Z an Employee Experience nicht erfüllen wollen, werden sich im Wettbewerb um die besten Köpfe dieser jungen Mitarbeiter schwertun. Andererseits müssen Führungskräfte auch Vertrauen aufbauen. Sie haben eigenverantwortliches Arbeiten und Selbstorganisation besser gelernt als viele Generationen vor ihnen. Die Digital Natives sind es gewohnt, sich auch Lösungen für ihren optimalen Workflow zu suchen, wenn sie diese nicht von ihren Arbeitgebern bereitgestellt bekommen. Also ist es ratsam, Digital Workspace auch ständig weiterzuentwickeln: Im Dialog mit der Generation Z, die sowieso die Trends bei Apps und Services schneller erkennen als die Unternehmens-IT.