30 Sekunden statt 25 Minuten für einen Kurzarbeitsantrag

Die Covid-19-Pandemie hat in der Schweiz zu einer explosionsartigen Zunahme der Kurzarbeit geführt. Entsprechend schoss auch die Anzahl der Kurzarbeitsanträge bei den kantonalen Behörden in die Höhe. Um diese zeitnah bearbeiten zu können, setzen die Verwaltungen von Aargau und Zürich einen Software-Roboter (RPA) ein.

Das System basiert auf der SAP-Lösung "Intelligent Robotic Process Automation", die sich auf maschinelles Lernen stützt. Der Roboter automatisiert die verschiedenen Schritte im Bearbeitungsprozess, um die Antragssteller möglichst schnell zu vergüten.

Die Lösung digitalisiert den bisher manuellen Prozess der Datenverknüpfung zwischen den Arbeitslosenkassen und den Systemen des Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco), das die Zahlungen abwickelt. Dazu wurde ein Webformular entwickelt, das die Daten in XML-Dateien gruppiert. Daraus extrahiert der Softwareroboter die notwendigen Informationen und überträgt sie automatisch in das Seco-System, wo auch die Vergütungsbescheinigungen gespeichert sind.

Von 10 auf 30000 Anträge pro Monat

Ursprünglich entwickelten das Amt für Informatik und das Amt für Wirtschaft des Kantons Zürich die Lösung in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Prodyna. Ziel war es, schnell auf die Kurzarbeitsanträge zu reagieren, die bei der Zürcher Verwaltung eingingen. Treffen dort während eines Monats normalerweise an die zehn Anfragen ein, zählte man plötzlich 30'000 Stück. Angesichts dessen, dass die Bearbeitung eines Antrags durchschnittlich 25 Minuten dauert, hätte auch eine Aufstockung des Personals nicht ausgereicht, um Verzögerungen bei der Auszahlung von Zulagen zu verhindern, wie SAP Schweiz in einer Mitteilung ausführt. In Zusammenarbeit mit dem SECO gelang es der Informatikdirektion des Kantons Zürich, den Prozess innerhalb von 14 Tagen zu automatisieren und so Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Die Bearbeitung einer Anfrage dauert nun 30 Sekunden. Der Kanton Aargau setzt dieselbe Lösung ein.

Die automatisierte Bearbeitung von Kurzarbeitsanträgen ist ein weiteres Beispiel von RPA-Lösungen während der Pandemie. Die Technologie bietet eine schnelle Möglichkeit, manuelle Prozesse zu automatisieren. Auch in Spitälern griffen Softwareroboter dem Personal während Corona beim Erfassen und weiterleiten von Daten unter die Arme. Dadurch konnten lange Schlangen bei Corona-Testzentren vermieden werden.