Wenn der digitale Arbeitsplatz zur ­Abhängigkeit wird

Bei Schweizer Unternehmen sieht der Arbeitsalltag oft so aus: Microsoft 365 funktioniert gut, die Mitarbeitenden kennen die Anwendungen, viele Werkzeuge greifen nahtlos ineinander und für Kommunikation, Zusammenarbeit und Datenhaltung steht eine weitgehend homogene Umgebung zur Verfügung. Doch genau dieser Komfort führt zu einer Abhängigkeit, die vielen Unternehmen erst mit der Zeit bewusst wird. Je mehr Dienste aus einem Ökosystem genutzt werden, desto schwieriger wird es, einzelne Komponenten wieder herauszulösen. E-Mail, Zusammenarbeitstools, Dateiablage und weitere zentrale Funktionen des digitalen Arbeitsplatzes hängen eng zusammen.

Damit wird aus einer praktischen Tool-Entscheidung zunehmend eine strategische Frage: Wie abhängig will ein Unternehmen von einem einzelnen Anbieter sein?

Souveränität wird zum Entscheidungskriterium

Ein zweites wichtiges Thema ist die digitale Souveränität. Gerade Schweizer Unternehmen mit sensiblen Daten oder entsprechenden Vorgaben wollen genauer wissen, wo ihre Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und welcher Rechtsordnung der Anbieter untersteht.

Bei einem US-amerikanischen Cloud-Anbieter ist auch der «CLOUD Act» ein Thema. Für Unternehmen, deren IT-Strategie eine möglichst hohe Datenhoheit vorsieht, kann daraus ein Zielkonflikt entstehen. Ein Speicherort in der Schweiz beantwortet die Frage nach der Souveränität nicht automatisch. Gleichzeitig ist es keine Alternative, Daten wieder dezentral auf Notebooks oder einzelnen Geräten abzulegen. Auch das schafft neue Risiken und erschwert einen kontrollierten Umgang mit Unternehmensdaten. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Komfort und zentrale Verfügbarkeit mit den eigenen Anforderungen an Kontrolle und Datenhoheit zu vereinbaren.

Wenn der Einfluss auf die Kosten sinkt

Die Abhängigkeit zeigt sich auch bei Preisen und Lizenzmodellen eines globalen Plattformanbieters, auf die Unternehmen kaum Einfluss haben. Je tiefer eine Plattform in die täglichen Abläufe integriert ist, desto höher werden die Wechselhürden. Daten müssen migriert, Prozesse angepasst und Mitarbeitende an neue Werkzeuge gewöhnt werden. Dadurch können Unternehmen veränderten Konditionen nur mit erheblichem Aufwand begegnen.

Das ist eine Herausforderung, die über die reine Betrachtung der Lizenzkosten hinausgeht. Entscheidend ist, wie viel unternehmerischer Handlungsspielraum langfristig erhalten bleibt.

Die Kontrolle ist entscheidend 

Microsoft 365 sollte daher grundsätzlich infrage gestellt werden. Die Plattform bietet viele Vorteile und hat sich nicht ohne Grund in zahlreichen Unternehmen etabliert. Doch zeigt sich, dass neben Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit auch andere Fragen wichtiger werden: Wo liegen unsere Daten? Wer kontrolliert die zugrunde liegenden Dienste? Welcher Rechtsordnung unterstehen sie? Wie abhängig sind unsere Geschäftsprozesse von einem Anbieter? Und welche Möglichkeiten haben wir noch, wenn sich Preise oder Rahmenbedingungen verändern?

Fazit

Der digitale Arbeitsplatz ist längst mehr als eine Sammlung von Anwendungen. Die Entscheidungen dahinter bestimmen, wie souverän und handlungsfähig ein Unternehmen langfristig bleibt. Wer Abhängigkeiten erst betrachtet, wenn sie zum Problem werden, hat häufig bereits einen Teil seines Handlungsspielraums verloren.

Der Autor
Reto Stoeckli, Head of Sales, Convotis