Künstliche Intelligenz rückt Zugriffsberechtigungen in den Fokus

Microsoft-365-Umgebungen wachsen laufend: Neue Teams und Sharepoint-Sites entstehen, Mitarbeitende wechseln Rollen, externe Partner erhalten Zugriff. Freigaben bleiben oft bestehen. So wächst ein Geflecht direkter und geerbter Berechtigungen, das kaum jemand überblickt. Für Managed Service Provider (MSPs) stellt sich die Frage: Passen die Zugriffsrechte noch zu den heutigen Aufgaben und Rollen?

KI-Assistenten können Wissen schneller auffindbar machen, Inhalte zusammenfassen und Routineaufgaben erleichtern. Wie sie auf Unternehmensdaten zugreifen, hängt von ihrer technischen Anbindung und den geltenden Regeln ab. Bei Microsoft 365 Copilot bestimmen beispielsweise die Berechtigungen des angemeldeten Kontos, welche Inhalte in Antworten einfliessen. Zu weitreichende Freigaben bleiben bestehen und können durch die einfachere Suche stärker ins Gewicht fallen. Saubere Berechtigungen helfen, die Vorteile von KI sicher zu nutzen. 

Bleiben Daten und Berechtigungen lange ungeprüft, können sensible Informationen für zu viele Personen zugänglich sein. KI-gestützte Suche macht solche Inhalte leichter auffindbar. Wird ein Konto kompromittiert, hängt der mögliche Schaden davon ab, welche Rechte es besitzt. Regelmässige Prüfungen helfen MSPs, Zugriffe auf das Nötige zu begrenzen und den KI-Einsatz sicherer zu gestalten.

Zugriffsrechte systematisch prüfen

MSPs können Kunden bei regelmässigen Prüfungen unterstützen. Zuerst braucht es klare Zuständigkeiten: Wer ist für das jeweilige Team oder die jeweilige Sharepoint-Site verantwortlich? Wer prüft, ob alle Personen noch Zugriff benötigen? Ohne klare Verantwortung bleiben alte Freigaben oft bestehen.

Beginnen Sie die Bestandsaufnahme in Bereichen mit sensiblen Daten, etwa im Personal-, Finanz- und Forschungsbereich sowie bei Kundendaten. Prüfen Sie, wer Zugriff hat, ob Dateien extern geteilt werden und ob Gastkonten noch gebraucht werden. Achten Sie auf verwaiste Sites und Konten sowie direkte Freigaben. Für jeden Zugriff sollte es einen aktuellen Grund geben. Ist dieser unklar, fragen Sie die zuständige Person, bevor Sie Rechte entfernen.

Die Entscheidung, ob ein Zugriff nötig ist, liegt bei den Datenverantwortlichen. Vereinbaren Sie regelmässige Prüfungen und dokumentieren Sie Änderungen. Schulungen und technische Schutzmassnahmen ergänzen die Arbeit.

Bei Microsoft 365 können Administratoren die organisationsweite Auffindbarkeit ausgewählter Sharepoint-Inhalte vorübergehend einschränken. Das verschafft während einer Prüfung Zeit, ändert aber die Zugriffsrechte nicht und ersetzt deren Bereinigung nicht.

Für MSPs ist diese Arbeit über mehrere Kundenumgebungen hinweg zeitintensiv. Werkzeuge, die Berechtigungen und externe Freigaben in Sharepoint, Onedrive und Teams zentral sichtbar machen, Richtlinienabweichungen hervorheben und Prüfberichte bereitstellen, können Kontrollen strukturieren und beschleunigen. Änderungen sollten nachvollziehbar bleiben und mit den Datenverantwortlichen abgestimmt werden. MSPs sollten passende Werkzeuge in ihre Prüfprozesse einbeziehen.