HP im Podium zum papierlosen Büro

Wie Reseller und Systemintegratoren von Managed Print Services profitieren

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von Coen Kaat

Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht steinig – er ist voller Papier. Ob die Vision überhaupt realistisch ist und warum die grösste Hürde auf dem Weg nicht die Technik, sondern der Mensch ist, sagt Reto Sube-Neumann, Sales Specialist, MPS & Document Solutions bei HP Schweiz.

Reto Sube-Neumann, MPS & Document Solutions bei HP Schweiz. (Source: zVg)
Reto Sube-Neumann, MPS & Document Solutions bei HP Schweiz. (Source: zVg)

Wie realistisch ist die Vorstellung eines komplett papierlosen Büros?

Reto Sube-Neumann: Das papierlose Büro ist ein Ideal. Auch wenn das Papiervolumen insgesamt in Unternehmen zurück geht – Medienbrüche im Dokumentenprozess sind nach wie vor üblich. Das liegt häufig an gewachsenen Strukturen im Unternehmen und an den gelernten Verhaltensmustern der Mitarbeiter. Ein Umdenken ist oft schwierig – aber möglich. Neue Softwarelösungen, beispielsweise für Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) orientieren sich am idealen Zukunftsbild. Sie können Unternehmen helfen, ihr eigenes Idealbild des papierlosen Büros zu erreichen. So bieten moderne Multifunktionsdrucker bereits heute die erforderlichen Schnittstellen für eine effektive Integration in eine Vielzahl gängiger Dokumentenmanagement Systeme.

Ist dies überhaupt sinnvoll?

Die Entscheidung über den erforderlichen Grad der Digitalisierung muss jedes Unternehmen basierend auf den individuellen Anforderungen treffen. Erfahrungsgemäss schwankt der Grad abhängig beispielsweise von der Branche. Klar, weniger Ausdrucke bedeutet weniger Kosten – gleichzeitig schont ein reduzierter Papierbedarf die Umwelt. Entscheidend für den Erfolg der digitalen Transformation sind allerdings nicht diese Einmal-Effekte. Eine deutlich höhere Prozesstransparenz, Effizienzsteigerungen und verbesserte Durchlaufzeiten sind langfristige Vorteile. Diese lassen sich sehr häufig auf einfache Weise und zu überschaubaren Kosten umsetzen. Dazu sind oft nur ein paar Optimierungen bestehender papierbasierter Dokumentenprozessen mit geeigneten Softwarelösungen nötig.

Welche Chancen bieten Managed-Printing-Services-Angebote für Reseller und Systemintegratoren?

Die Einführung von Managed Print Services bieten für Resellern und Systemintegratoren ein enormes Potenzial. Unter anderem aufgrund der längeren Laufzeit solcher Verträge, die üblicherweise mehrere Jahre betragen. Hinzu kommt auch die Chance für Reseller und Systemintegratoren ihre Beratungskompetenz auszuspielen und somit beim Kunden einen anderen Level der Zusammenarbeit zu erreichen. Damit wechseln oft auch die Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens, was sich wiederum sehr positiv auf die Kundenbindung auswirkt. Im Optimalfall gelingt es dem Reseller oder Systemintegrator sich durch Wissen und Kundenorientierung als Partner des Vertrauens zu etablieren. Damit wird er zum kompetenten Ansprechpartner bei ähnlichen Projekten – wie bei der Lieferung der PC-Ausstattung auf Basis eines "As-a-Service"-Modells.

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Die wichtigsten Gründe für die Einführung des Dokumentenmanagements sind ein verbesserter Informationsfluss und eine erhöhte Transparenz in den Vorgängen. Informationen zum einzelnen Vorgang stehen allen Berechtigten jederzeit und über verschiedene Endgeräte, einfach zur Verfügung. Zudem können Servicelevel für die Bearbeitung von Aufgaben vorgegeben und nachvollzogen werden. Notification Services unterstützen bei der Termin-Einhaltung und im Eskalationsmanagement.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die ihre Software "as-a-Service" anbieten – inklusive des gesicherten Abspeicherns der Dokumente in der Cloud. Ein weiterer Trend im Bereich der Automatisierung von Prozessen sind sogenannte Robotic Process Automation (RPA ) Systeme oder auch Bots, die in der Lage sind, kleinere Aufgaben und Aktivitäten wie beispielsweise die Überprüfung auf Vollständigkeit oder Plausibilität bei Formularen. Sie können wesentlich dazu beitragen, die Durchlaufzeiten zu erhöhen und gleichzeitig die Prozesskosten zu senken.

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