Warum Dokumentenmanagement mehr ist als nur die Digitalisierung von Papier

Wie realistisch ist die Vorstellung eines komplett papierlosen Büros?

Manfred Terzer: Ganz wegzudenken ist Papier im Büro noch nicht. Allerdings haben sich heutige Softwarelösungen für Dokumentenmanagement sehr stark weiterentwickelt und unterstützen Anwender nicht nur bei der reinen Verwaltung von Dokumenten, sondern ermöglichen die Umsetzung komplexer Dokumenten- und Informationsprozesse. So schaffen sie die Grundlage für das "Digital Office". Laut Bitkom setzt in Deutschland bereits rund die Hälfte der Unternehmen ab 20 Mitarbeiter Standardsoftware für digitales Dokumentenmanagement ein. Bei Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind es sogar 96 Prozent.

Ist dies überhaupt sinnvoll?

Gerade im Finanz- und Rechnungswesen sowie im Einkauf wird die Effizienz massiv gesteigert, indem Prozesse vollständig digital und ganz ohne Papier abgebildet werden. So ist sichergestellt, dass Informationen immer auffindbar und aktuell sind. Aber auch in anderen Bereichen eines Unternehmens lässt sich durch ein digitales Informations- und Dokumentenmanagement-System (DMS) sehr schnell eine grosse Effizienzsteigerung erzielen – beispielsweise indem Informationen als virtuelle Akten auf beliebigen Endgeräten bereitgestellt werden.

Welche Chancen bieten Managed-Printing-Services-Angebote für Reseller und Systemintegratoren?

Bei Managed Printing Services geht es heute nicht mehr nur ums Drucken, sondern zunehmend um die Digitalisierung ganzer Prozesse. Dabei spielen unter anderem Themen wie Mobile Printing, Mobile Capturing und Security eine grosse Rolle. Systemintegratoren können sich hier mit Lösungskompetenz rund um das "Digital Office" positionieren.

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Ein DMS muss den Anwender effizient unterstützen. Dieser sollte automatisch oder zumindest so schnell wie möglich zur jeweils relevanten Information finden, um basierend darauf Entscheidungen treffen und Folgeprozesse anstossen zu können. Stimmt der Wareneingang mit der Bestellung überein? Kann die Rechnung freigegeben werden? Ein gutes DMS ist in der Lage, dem Mitarbeiter relevante Informationen vollständig und zum richtigen Zeitpunkt zu präsentieren. Gleichzeitig stellt das DMS sicher, dass Informationen rechtskonform und vor Manipulation geschützt aufbewahrt werden.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Neben dem weiteren Vormarsch von Cloud-basierten DMS-Lösungen und dem Bestreben, Routineprozesse so weit wie möglich zu automatisieren, sehen wir vor allem die Verschmelzung von Dokumentenmanagement und "Collaboration-Tools" als Trend. Die üblicherweise in ECM/DMS vorgehaltenen Informationen spielen eine zunehmend wichtige Rolle in ad-hoc-Prozessen und in der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern. Anwender erwarten heute, dass Chat-Verläufe, das Teilen des Bildschirms oder gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten so in die Infrastruktur eingebunden sind, dass sie dabei Zugriff auf die Informationen haben, die in ECM/DMS-Lösungen vorgehalten werden.

Die Antworten der übrigen Experten:

• Ralf Kettnaker, Iron Mountain: "Das komplett papierlose Büro ist heute schon Realität."

• Philipp Konietzny, Ricoh: "Menschliche, nicht technische Hürden sind der Grund, warum wir immer noch mit Papier arbeiten."

• Erich Lötscher, IOZ: "Ich persönlich benutze im Büro kein Papier mehr und viele meiner Kollegen ebenso."

• Harald Lutz, Faigle Solutions: "Nur die elektronische Informationsverwaltung ermöglicht letztlich eine sichere und nachvollziehbare Informationskontrolle."

• Reto Sube-Neumann, HP: "Medienbrüche im Dokumentenprozess sind nach wie vor üblich."

• Markus Weiler, Corvice: "In der Realität sprechen wir noch immer nicht von einem komplett papierlosen Büro!"