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Thomas Kleiner von Ixenso spricht über ECM-Systeme

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Jedes Unternehmen braucht in irgendeiner Form ein Enterprise Content Management System (ECM). Der Markt müsste daher regelrecht explodieren. Worauf zu achten ist und was das Thema von Resellern fordert, erklärt Thomas Kleiner, Präsident des Verwaltungsrats von Ixenso Schweiz.

Thomas Kleiner, Präsident des Verwaltungsrats, Ixenso Schweiz
Thomas Kleiner, Präsident des Verwaltungsrats, Ixenso Schweiz

Enterprise Content Management ist ein Sammelsurium verschiedener Lösungen und Technologien. Dokumentenmanagement, Datenerfassung, Archivierung, Storage, Analytics. Was steckt für Sie in dem Begriff alles drin?

Thomas Kleiner: Im Begriff selbst steckt bereits das Wesentliche: Es geht um Funktionalitäten, mit denen Content erstellt, verwaltet und wieder aufgefunden werden sollen. Wir sehen in ECM-Lösungen primär die Aspekte Digitalisierung/Erkennung via OCR, DMS, Archivierung (inklusive zertifizierte Treiber zur Anbindung unterschiedlicher Storage-Produkte), WCM, Output-Management und einfache Workflows. Diese können durchaus auch durch Wikis, einfaches Projektmanagement (Meilensteine, Tasks, Übersicht Dokumente) oder spezifische Module wie Vertragsmanagement, Personalakten und so weiter ergänzt werden. Sofern es jedoch darüber hinausgeht und wir Themen wie Analytics, Business Process Management oder allgemeines Informationsmanagement adressieren, sprechen wir ganz klar vom übergeordneten Enterprise Information Management, das aus unserer Sicht ECM beinhaltet.

Welche Art von Unternehmen sind auf Enterprise Content ­Management angewiesen?

ECM ist wichtig für jegliches Unternehmen, das Content in irgendeiner Form erzeugt, empfängt oder weiterreicht und damit interne oder externe betriebswirtschaftliche Zahlen beeinflussen kann. Dies gilt unabhängig von Grösse, Branche, Unternehmenssitz oder lokalen gesetzlichen Vorgaben. Nach unserer Einschätzung kann ein Unternehmen den Anforderungen der digitalen Transformation ohne ein Enterprise Content Management nur sehr schwer gerecht werden. Hier greift das Sprichwort "Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit" – dies könnte für das eine oder andere Unternehmen traurige Gewissheit werden.

Was muss ein Reseller können, um seinen Kunden Enterprise ­Content Management anzubieten?

Er muss definitiv mehr können, als nur Lizenzen zu verkaufen! Kein ­Kunde ist gewillt, solche strategischen und gegebenenfalls hohen Investitionen ohne fundierte Beratungsleistungen bereitzustellen. Unabdingbar ist die Erfahrung in der Umsetzung und Einführung von ECM-Lösungen. Beratungskompetenz in Sachen Geschäftsprozessoptimierung, regulatorische Rahmenbedingungen und Digitalisierung hilft zudem enorm dabei, eine Enterprise-Content-Management-Plattform auch strategisch im Unternehmen zu etablieren und damit die Investi­tionssicherheit für den Kunden zu gewährleisten. Steigt ein Reseller neu in dieses Segment ein, ist es ratsam, für die ersten Projekte einen erfahrenen Dienstleister hinzuziehen.

Was gilt es bei der Implementierung von ECM-Lösungen zu ­beachten?

Bei der Implementierung sollten fünf wesentliche Aspekte beachtet werden: Erstens ist IT-Security zentral. Das Sicherheits- und Rechtekonzept sollte daher gewissenhaft und ohne Zeitdruck ausgearbeitet werden. Zweitens müssen Insellösungen und Siloapplikationen ­zeitnah abgelöst werden. Drittens ist es sinnvoll, Endanwender ­frühzeitig einzubinden und zu sensibilisieren, um Akzeptanz zu ­schaffen und den Übergang zu vereinfachen. Dies gilt vor allem mit Blick auf Wissens- und Kompetenzträger. Viertens muss geprüft ­werden, welche individuellen Richtlinien und Vorgaben abzubilden sind (FDA, FCR, digitale qualifizierte Signatur usw.). Und fünftens ist es wichtig, im Hinblick auf die Einführung der ECM-Lösung als zentrale strategische Plattform, die Gesamtinvestitionen und das Optimierungspotenzial seriös abzuwägen. Fälschlicherweise wird hier bei der Kostenrechnung oft der Zeitfaktor der Mitarbeiter nicht berücksichtigt ("Eh-da-Effekt").

Wie wird sich der Markt für Enterprise Content Management in den nächsten Jahren entwickeln?

Der Markt wird geradezu explosionsartig wachsen. Denn leider unterschätzen immer noch sehr viele Unternehmen, was hier mit den Themen digitale Transformation und Industrie 4.0 flutwellenartig auf sie zukommt. Es stehen massive Veränderungen an, die sich durch viele Bereiche ziehen. Dabei gilt: Nicht die Grossen werden die Kleinen fressen, sondern die Schnellen die Langsamen – und schnell ist man definitiv nicht mit Papierarchiven, Ordnerschränken oder verstreuten Siloapplikationen und deren unzähligen Schnittstellen.

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