Business Continuity: Der Plan B für die Ausnahmesituation

«The Show must go on» gilt in Corona-Zeiten mehr denn je. Unabhängig von Grösse, Branche oder Standort wurden Unternehmen von heute auf morgen gezwungen, ihre Arbeit aus dem Büro in die Wohnungen der Mitarbeiter zu verlegen. Dabei sind diejenigen im Vorteil, die bereits im Vorfeld einen Business-Continuity-Plan vorbereitet haben, um Auswirkungen von Betriebsunterbrechungen auf ein Minimum reduzieren zu können.

Vorbereitung minimiert Ausfallrisiken

Wenn die traditionellen Arbeitsabläufe aufgrund von plötzlicher Homeoffice-Pflicht aufgebrochen werden, muss gewährleistet sein, dass sie auch über eine grosse räumliche Distanz problemlos weiterlaufen können. Dazu muss die Geschäftsleitung bereits im Vorfeld mit der IT-Abteilung und anderen Stakeholdern des Unternehmens Vorbereitungen treffen, um die Auswirkungen verschiedener Ausfallszenarien zu bestimmen. Sollte es dann zu unvorhergesehenen Unterbrechungen kommen, lassen sich die entsprechenden Massnahmen leichter umsetzen.

Zunächst müssen die wichtigsten Akteure und Prozesse im Unternehmen identifiziert und festgehalten werden. Basierend darauf lässt sich ermitteln, welche Auswirkungen etwaige Ausfälle auf den Status quo haben könnten, um im nächsten Schritt Ausweichszenarien vorzubereiten und alternative Prozesse aufzusetzen. So lässt sich sicherstellen, dass geschäftsentscheidende Funktionen im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses weiterlaufen können. Ein wesentlicher Bestandteil dabei sollte sein, wie sich die Umstellung auf manuelle Prozesse gestaltet, wenn die technische Komponente versagt – hierbei ist besonders die IT-Abteilung gefragt, die eine geeignete Fallback-Lösung planen muss. Weiterhin muss eine Reihenfolge festgelegt werden, in der die wichtigsten Services als Erstes wieder auf Normalbetrieb umgestellt werden.

Des Weiteren muss festgehalten werden, wie Mitarbeiter und betroffene externe Parteien über die Business-Continuity-Planung informiert werden und wie sie im Ernstfall vorzugehen haben. Es versteht sich von selbst, dass dieser Plan von überall einsehbar gelagert wird und nicht auf einem Server, der aus dem Homeoffice nicht abrufbar ist.

Investition für die Zukunft

Business Continuity darf jedoch nicht als ein Notfallszenario für konkrete Katastrophenfälle verstanden werden. Schliesslich können Ausfallszenarien auch im kleineren Massstab auftreten und nur einzelne Bereiche beeinflussen. Es empfiehlt sich daher, gemeinsam mit der Unternehmensführung eine langfristige Strategie zu entwickeln, um Business Continuity in der Unternehmenskultur zu verankern. Dazu gehört beispielsweise die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten und -orten, durch die Mitarbeiter sich an die Flexibilität ihres Arbeitsalltags gewöhnen können.

Hierbei sind die IT-Verantwortlichen auch in der Verantwortung, die passenden Anwendungen bereitzustellen, die einen solchen Ansatz unterstützen. Conferencing-Tools, Digital Workspaces und Cloud-Anwendungen helfen dabei, von überall und zu jeder Zeit arbeiten zu können und somit die nötige Flexibilität bereitzustellen, die in Krisenzeiten nötig ist.