Worauf es bei der Wahl eines ERP-Systems wirklich ankommt

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Wir wissen es eigentlich alle und zahlreiche Studien zeigen es immer wieder: Zu viele ERP-Projekte scheitern oder werden als nicht erfolgreich beurteilt. Meist liegt es nicht an der Software, sondern an vermeidbaren Fehlern in der Auswahlphase. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt zu den erfolgreichen gehört?

Roger Busch, Senior Consultant, im Topsoft Consulting Netzwerk. (Source: zVg)

Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine der wichtigsten Infrastrukturentscheidungen eines Unternehmens. Sie stellt die Weichen für die nächsten 8 bis 15 Jahre und beeinflusst Agilität, Wettbewerbsfähigkeit und zukünftige Entwicklung massgeblich.

Umso alarmierender ist, dass ERP-Projekte sehr selten an technischen Mängeln scheitern. Die Ursachen liegen meist in unklaren Zielen, mangelnder Unterstützung durch das Management, unterschätztem zeitlichen und finanziellen Aufwand und sehr oft auch an einem unzureichenden Change-Management.

Denn gerade der menschliche Faktor wird oft unterschätzt: Veränderungen erzeugen Unsicherheit und ohne klare Kommunikation, Schulung und Begleitung entstehen Widerstände, die selbst die beste Software ausbremsen.

Mehr als nur Software: eine strategische Weichenstellung

Die Auswahl eines ERP-Systems ist immer auch eine strategische Entscheidung. Das System greift nämlich tief in die Organisation ein und beeinflusst zentrale Grössen wie Lieferfähigkeit, Liquidität, Durchlaufzeiten, Lagerbestände oder Compliance. Ein Umstieg auf ein ERP-System oder ein Wechsel der Lösung ist teuer und komplex – entsprechend langfristig sollte die Entscheidung deshalb ausgerichtet sein. Daraus ergeben sich zwei zentrale Konsequenzen:

Fit vor Feature: IT-Anbieter präsentieren gerne neue Funktionen, oft garniert mit Buzzwords wie KI. Beeindruckende Demos können jedoch leicht von den tatsächlichen Anforderungen ablenken. Wichtig ist ein System, das die Kernprozesse der Organisation im Standard sauber abbildet, und kein teures Funktionspaket, das kaum genutzt wird, aber die Komplexität unnötig erhöht. Ein klarer Fokus auf Prozessabdeckung schützt deshalb vor «Consumer Confusion» und verhindert, dass man sich von Showeffekten blenden lässt.
Zukunftssicherheit: Ein ERP muss mit dem Unternehmen wachsen. Neue Geschäftsmodelle, steigende Datenmengen, Filialen oder gar Internationalisierung müssen abbildbar sein. Moderne Architekturen, regelmässige Releases, Cloud-Strategien, Sicherheitskonzepte und offene Schnittstellen sind zentrale Indikatoren dafür, ob ein System langfristig tragfähig bleibt. Auch regulatorische Anforderungen – etwa im Finanz- oder Steuerbereich – müssen flexibel abbildbar sein. Der Ausgangspunkt jeder Evaluation ist deshalb eine gründliche Analyse der Prozesse im Unternehmen.

Der häufigste Fehler: die Software vor dem Prozess zu wählen

Viele starten direkt mit der Softwaresuche, ohne ihre Anforderungen zu kennen. Der erste Schritt muss jedoch die Aufnahme der Ist- und Soll-Prozesse sein. Das zentrale Werkzeug dafür ist ein systemneutrales Pflichtenheft, das Anforderungen beschreibt und priorisiert:

Muss: Zwingend erforderlich
Soll: Wichtig und idealerweise im Standard
Kann: Nice-to-have

Ein häufiger Stolperstein sind dabei übermässige Individualanpassungen. Sie erhöhen nicht nur die Kosten, sondern erschweren Updates, schaffen Abhängigkeiten zu bestimmten IT-Anbietern und bauen technische Schulden auf, die sich später in Form von zusätzlichem Wartungsaufwand, Integrationsproblemen oder fehlenden Sicherheitsupdates rächen.

Als Grundsatz gilt: Standard, wo möglich – Anpassung nur, wo tatsächlich geschäftskritisch. Eine ERP-Einführung ist die Chance, Prozesse zu optimieren, statt alte Muster zu zementieren. Das Pflichtenheft ist zudem auch kein Wunschzettel, sondern ein objektiver Massstab für die Anbieterbewertung.

Die entscheidenden Prüfsteine

Fachliche Passung: Deckt die Software die Kernprozesse ab? Eine hohe Standardabdeckung reduziert Risiken und natürlich auch die Kosten.
Wirtschaftlichkeit (TCO): Entscheidend sind die Gesamtkosten über 5 bis 10 Jahre: Lizenzen, Implementierung, Anpassungen, Schnittstellen, Betrieb, Wartung und interner Aufwand. Auch Schulungen, Prozessanpassungen und Folgekosten bei Release-Wechseln gehören dazu.
Benutzerfreundlichkeit: Akzeptanz entsteht durch intuitive Bedienung und frühe Einbindung der Key User. Gute Usability sorgt für bessere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, reduziert den Schulungsaufwand und die Fehlerquoten.
Anbieter- und Partnerqualität: Achten Sie beim zukünftigen IT-Partner auf dessen strategische Ausrichtung, seine Weiterentwicklung und die technologische Roadmap. Denn ein stagnierender Anbieter wird schnell zum Bremsklotz. Auch Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen sind wertvoll, wenn diese bereit sind, offen über das System und die Zusammenarbeit mit dem IT-Anbieter zu sprechen.
Technische Architektur: Moderne APIs, klare Integrationskonzepte und eine robuste Datenbasis sind unerlässlich. Ein ERP ist selten eine Insellösung – es muss E-Commerce, DMS, BI oder Branchenlösungen nahtlos anbinden können. Die Bewertung der Möglichkeiten erfordert methodisches Wissen und einen neutralen Blick.

Der Wert des neutralen Blicks

Der Markt ist komplex – allein in der Schweiz gibt es über 900 IT-Anbieter. Viele präsentieren sich in perfekt inszenierten Demos, die jedoch wenig über die Alltagstauglichkeit der Lösung aussagen. Eine unabhängige Beratung schafft Mehrwert durch:

Methodik: Strukturiertes Vorgehen, klare Bewertungskriterien. Entscheidungen werden so nicht aus dem Bauch heraus oder aufgrund von Showeffekten getroffen.
Marktüberblick: Schnelle Longlist, realistische Shortlist. Die Erfahrung zeigt, dass viele Anbieter auf den ersten Blick passend wirken, aber erst im Detail ihre Grenzen offenbaren.
Neutralität: Schutz vor Marketingversprechen. Ein externer Partner bewertet nüchtern und faktenbasiert, ohne Bindung an bestimmte Hersteller oder Implementierungspartner.
Risikominimierung: Erfahrung aus vielen Projekten, Unterstützung in Verhandlungen. Typische Stolpersteine werden früh erkannt, und Vertragsdetails lassen sich deutlich sicherer beurteilen.
Entlastung: Interne Teams können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Der Berater übernimmt die Moderation, Strukturierung und Dokumentation des Auswahlprozesses.

Die Erfahrung zeigt: Externe Expertise erhöht die Erfolgsaussichten erheblich.

Fazit: Passung und Prozess sind entscheidend

Es geht nicht um die «beste» Software, sondern um die Lösung, die am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihren Zukunftsplänen passt. Der Erfolg hängt von einem strukturierten Vorgehen, klaren Prioritäten und dem Fokus auf den strategischen Fit ab.

Ebenso wichtig ist jedoch auch ein konsequentes Change-Management, das die Mitarbeitenden mitnimmt und die Akzeptanz sichert. Die ERP-Auswahl ist nämlich keine mühsame Pflichtübung, sondern die erste Stufe zur Sicherung Ihrer zukünftigen Wettbewerbsfähigkeit.

Die acht wichtigsten Punkte für Ihre ERP-Wahl

Strategie zuerst: Die ERP-Einführung ist eine langfristige Unternehmensentscheidung, keine IT-Beschaffung.
Eigene Prozesse kennen: Ein systemneutrales Pflichtenheft schafft Klarheit über heutige und zukünftige Anforderungen.
Passung vor Funktion: Kernprozesse im Standard sind wichtiger als selten genutzte Spezialfeatures.
Gesamtkosten im Blick: TCO über mindestens fünf Jahre betrachten, nicht nur Lizenzpreise.
Anwender einbinden: Benutzerfreundlichkeit und frühe Tests erhöhen die Akzeptanz.
Management-Unterstützung sichern: Führungskräfte setzen Prioritäten, schaffen Ressourcen und geben Orientierung.
Partner auf Augenhöhe: Branchenkenntnis, Stabilität und Weiterentwicklung sind entscheidend.
Strukturiert vorgehen: Ein methodischer Auswahlprozess reduziert Risiken – bei Bedarf mit externer Unterstützung.