Iron Mountain im Podium zum papierlosen Büro

Wo das papierlose Büro heute schon Realität ist

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von Coen Kaat

Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht steinig – er ist voller Papier. Ob die Vision überhaupt realistisch ist und warum die grösste Hürde auf dem Weg nicht die Technik, sondern der Mensch ist, sagt Ralf Kettnaker, Consultant Digital Solutions bei Iron Mountain.

Ralf Kettnaker, Consultant Digital Solutions bei Iron Mountain. (Source: inger diederich)
Ralf Kettnaker, Consultant Digital Solutions bei Iron Mountain. (Source: inger diederich)

Wie realistisch ist die Vorstellung eines komplett papierlosen Büros?

Ralf Kettnaker: Das komplett papierlose Büro ist heute schon Realität. Allerdings ist es heute die Ausnahme, wie etwa die niederländische Firma Decos, die seit 2011 komplett papierlos arbeitet. In den frühen 80er-Jahren, als der Begriff "papierloses Büro" geprägt wurde, hätte kaum jemand geglaubt, wie lange diese Veränderungen brauchen. Technisch verfügen bereits viele Firmen über die Möglichkeit, papierlos zu arbeiten, aber organisatorisch ist es häufig noch ein weiter Weg.

Ist dies überhaupt sinnvoll?

Der grösste Vorteil des digitalen Büros ist, dass jeder jederzeit und überall Zugang zu allen Informationen hat. Die digitalen Dokumente sind schneller auffindbar und sie können einfacher geteilt und sicher gespeichert werden. Gegenüber physischen Dokumenten lassen sich digitale Dokumente viel einfacher klassifizieren, worüber sich auch der Zugriff und die Löschung der Daten steuern lässt. Zudem schont der Verzicht auf Papier und Drucker die Ressourcen und die Umwelt.

Welche Chancen bieten Managed-Printing-Services-Angebote für Reseller und Systemintegratoren?

Managed-Printing-Services bieten umfangreiche Analysen über das Druckverhalten. Spezialisten können diese Analysen als Ausgangspunkt zur Betrachtung des Gesamtprozesses nutzen, um ein Unternehmen bei der Entwicklung einer Strategie zur Optimierung der Arbeitsprozesse zu unterstützen. Als Teil des gesamten Dokumenten-Lifecycles können über das Druckverhalten ineffiziente Abläufe identifiziert und geeignete Workflows oder Prozessautomatisierungen eingeführt werden.

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Ein optimales Dokumentenmanagement sollte schon heute die physischen Dokumente auf ein Minimum reduzieren. Aber ein System ­funktioniert nur so gut, wie die Mitarbeiter damit umgehen. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter gut darin geschult sind und die täglichen Arbeitsabläufe durch die Technik unterstützt und vereinfacht werden. Dies bedeutet aber immer, dass bestehende Prozesse und Abläufe im Unternehmen verändert werden müssen.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Moderne Robotic-Process-Automation-Funktionen ermöglichen es, durch einfaches Anlernen der Software Prozessschritte zu automatisieren, um damit die Effizienz zu steigern. Gegenüber den bisherigen Methoden, die durch individuelle Programmierung und komplexe Systemintegrationen geprägt waren, ist das ein wesentlicher Vorteil. Ein weiterer Trend wurde durch die Benutzerfreundlichkeit von modernen Verbraucher-Apps geprägt. Ebenso einfach erwartet ein Kunde, Geschäftspartner oder Mitarbeiter über ein mobiles Gerät auf ein DMS-System zuzugreifen, um Informationen zuzuführen oder abzurufen.

Die Antworten der übrigen Experten:

  • Philipp Konietzny, Ricoh: "Menschliche, nicht technische Hürden sind der Grund, warum wir immer noch mit Papier arbeiten."

  • Erich Lötscher, IOZ: "Ich persönlich benutze im Büro kein Papier mehr und viele meiner Kollegen ebenso."

  • Harald Lutz, Faigle Solutions: "Nur die elektronische Informationsverwaltung ermöglicht letztlich eine sichere und nachvollziehbare Informationskontrolle."

  • Reto Sube-Neumann, HP: "Medienbrüche im Dokumentenprozess sind nach wie vor üblich."

  • Manfred Terzer, Kendox: "Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützen Anwender nicht nur bei der reinen Verwaltung von Dokumenten."

  • Markus Weiler, Corvice: "In der Realität sprechen wir noch immer nicht von einem komplett papierlosen Büro!"

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DPF8_168038

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