Das sind die Vor- und Nachteile von Workplace-as-a-Service

Der Arbeitsplatz ist ständig in Bewegung. Prozesse entwickeln sich weiter. Apps werden immer zahlreicher. Die Erwartungen verschieben sich. Um mit der schnellen Veränderung Schritt zu halten, setzen Unternehmen zunehmend auf das Modell "Anything-as-a-Service" (XaaS) anstelle vom klassischen Hardwareverkauf, und zwar am Arbeitsplatz und darüber hinaus.

DaaS vs. WaaS

Workplace-as-a-Service (WaaS) oder Device-as-a-Service (DaaS) sind die jüngsten Rekruten in den Reihen der XaaS. Obwohl der Name und das Gesamtpaket neu sind, kennen wir die Kerndienste schon seit Jahrzehnten als Teil der IT-Arbeitsplatzlandschaft. Dass solche Ansätze erst jetzt auf der Bildfläche erscheinen ist verwunderlich, denn in anderen IT-Bereichen sind As-a-Service-Konzepte bereits seit Jahren vorhanden. Ein Beispiel sind Managed Print Services (MPS). Dabei stellen Druckerhersteller ihre Multifunktionssysteme bereit, inklusive Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier. Auch den Austausch der Systeme in einem festen Turnus oder nach einem Defekt übernehmen die Anbieter.

An dieser Stelle wird die Unterscheidung zwischen WaaS und DaaS offensichtlich: Wird dem Kunden in einem monatlichen Angebot reine Hardware mit Herstellergarantie offeriert, so handelt es sich um DaaS, das meistens von einem Hardware-Hersteller offeriert wird. Dagegen werden mit WaaS auch Services angeboten, welche Teile des gesamten Workplace-Lifecycle abdecken. Typischerweise beinhaltet dieser neben dem reinen Hardwareverkauf und der Garantieabwicklung auch das Auspacken der Geräte, Veredelung wie Zusammenstellen von Bundles oder aufbringen von Display-Schutzfolien, Anbringen von Inventaretiketten, vorkonfektionierter Versand, Rollout und Installation am Arbeitsplatz, Supportleistungen, Abholung von Altgeräten, Datenlöschung bis hin zur Verwertung.

Entlastung der IT-Abteilung und finanzielle Planbarkeit

Es gibt für Kundinnen und Kunden gute Gründe, die Beschaffung und Verwaltung von Client-Systemen auszulagern. Laut verschiedenen Studien sind die Hauptgründe für Unternehmen:

• Entlastung der IT-Abteilung

• Senkung der Kosten für die Lieferung von Endgeräten

• Planbarkeit der Kosten

Die Reduzierung der täglichen Arbeitslast der IT-Abteilung ist von entscheidender Bedeutung, da davon ausgegangen wird, dass solche Fachkräfte die digitale Transformation des Unternehmens fördern. Beispielsweise müssen sie digitale Angebote entwerfen, Anwendungen entwickeln und Geschäftsprozesse optimieren. Daher bleibt keine Zeit für eine zusätzliche Bearbeitung des Kaufs und der Bereitstellung von PCs oder Laptops. Der Mangel an IT-Personal auf dem Arbeitsmarkt verschärft die Problematik. Lösung: Alles, was nichts mit dem IT-Kerngeschäft zu tun hat, wird an externe Dienstleistungserbringer ausgelagert. WaaS ist eine Möglichkeit, die Kapazitäten der IT-Abteilungen für wichtigere, nutzbringendere und sinnstiftendere Aufgaben freizusetzen.

Investitionskosten werden zu Betriebskosten

Ein weiteres kundenseitiges Argument für das WaaS-Modell stammt aus der Finanzabteilung: Capex wird zu Opex. Dies bedeutet, dass die Investitionskosten (Investitionsausgaben) von Computern, Smartphones und Tablets sowie zugehöriger Dienstleistung über das Mietmodell in Betriebskosten umgerechnet werden. Diese Möglichkeiten bringen einen weiteren Vorteil: Wenn sich die Anzahl der Mitarbeitenden ändert, kann die Anzahl der Computer und Smartphones leicht angepasst werden. Die Anzahl der Mietsysteme wird nach oben oder unten angepasst und parallel dazu steigen respektive sinken die Dienstleistungen, welche durch den WaaS-Anbieter erbracht werden, automatisch.

Aktuelle Technik und Austausch

Ein weiterer Vorteil von WaaS für die Kundschaft ist die stets aktuelle Hardware und Software. Das Unternehmen erhält immer das neueste System durch einen definierten Aktualisierungszyklus. Dies verbessert die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Besonders junge Mitarbeitende möchten nicht die alten Laptops oder PCs ihrer Vorgängerinnen und Vorgänger übernehmen. Wenn heutige Unternehmen qualifizierte Mitarbeitende gewinnen möchten, müssen sie moderne, attraktive IT-Arbeitsplätze bieten.

WaaS kann auch eine höhere Flexibilität bieten. Durch geeignete WaaS-Verträge können Auslastungsspitzen abgefangen werden und das Unternehmen kann unbenutzte Geräte zurückgeben. Zudem können die meisten Anbieter defekte Endgeräte innerhalb eines Arbeitstages ersetzen. Einige bieten auch Wartungsdienste vor Ort oder zuhause bei den Endbenutzerinnen und Endbenutzern an, was unter dem Aspekt von Covid-19 an Bedeutung gewonnen hat.

Am Ende der Vertragslaufzeit recycelt der WaaS-Anbieter das System und entsorgt es ordnungsgemäss. Bei der Entscheidung für ein Leasing oder einen Kauf sollten Kundinnen und Kunden auch den Zeitaufwand und die damit verbundenen Kosten berücksichtigen.

Lohnt sich WaaS finanziell für die Kundschaft?

Ein Argument, mit dem alle Anbieter werben, sind die angeblich reduzierte Kosten. Sie sprechen davon, bis zu 20 Prozent der Gesamtbetriebskosten (TCO) im Vergleich zum Kauf einzusparen. Die Berechnung muss aber den gesamten Lebenszyklus der Hardware sowie alle Dienste und zugehörigen Lizenzen enthalten, und es ist immer wichtig, die Angebote verschiedener Hersteller sorgfältig zu vergleichen.

Denn wie viel das Unternehmen monatlich für das System bezahlen muss, hängt vor allem von den eingekauften Dienstleistungen ab. WaaS hat nicht mehr viel mit der klassischen Hardwarebeschaffung zu tun, die sich auf den blossen Verkauf und die Lieferung von Hardware konzentriert. Vielmehr enthalten die Angebote vielfältige Zusatzleistungen, die das Unternehmen modular und nach Bedarf erwerben kann. Dabei muss der Nutzen gegenüber den Kosten sorgfältig abgewogen werden.

Was heissen WaaS und DaaS für den Anbieter?

Für Hardwareanbieter ist DaaS durchaus interessant, da sich neue Absatzmärkte erschliessen und durch die automatisierte Erneuerung der Hardware nach der vereinbarten Mietdauer auch die Verkaufszahlen erhöhen. Da in der Regel Firmen, welche auf DaaS setzen, tendenziell in Wachstumsmärkten sind, hält sich das Risiko bezüglich der Verkleinerung der Geräteparks für den Hersteller in Grenzen.

WaaS stellt hingegen den Anbieter der Service-Dienstleistungen vor einige Herausforderungen. So kann er nur selten auf verlässliche Daten zugreifen, welche für die Berechnung der monatlich anfallenden Aufwände nötig wären. In einem konkreten Beispiel möchte ein Kunde Support- und Garantieleistungen miteinschliessen, ist aber selber für die installierte Software und das Betriebssystem ("Build") zuständig. Da der Endbenutzer manchmal nur schwierig zwischen Hardwareproblemen und Softwarestörungen unterscheiden kann, kann eine mangelhafte Installation zu vielen Incidents führen, welche nicht durch den Mietpreis gedeckt sind. Diese Konflikte müssen durch ein klares SLA oder Risikozuschläge im Mietpreis abgefangen werden, wobei diese zur Verwässerung der Vorteile des WaaS führen: die monatlichen Kosten beginnen zu variieren oder werden unattraktiv.

Oft werden darum gut abschätzbare oder zwingende Dienstleistungen aus dem Managed-Services-Portfolio in das WaaS-Modell miteinbezogen, wie Staging, Installation der Hardware am Arbeitsplatz, Rücknahme des Altgerätes und Asset Management. Oder aber der Betrieb der gesamten Workplace-Infrastruktur wird an den Anbieter ausgelagert, also das Betriebssystem, alle Applikationen und nötige Umsysteme für den Betrieb, Support und die Überwachung. Diese Angebote lassen sich auch gut mit cloudbasierten Services kombinieren.

Eine weitere Herausforderung ist die vertragliche Dimension. Zudem rechnen sich die Modelle nur, wenn sie über mindestens einen Erneuerungszyklus hinaus dauern, also typischerweise über vier Jahre oder mehr.