Update: Bund schliesst Einführung von Microsoft 365 ab

Update vom 19.12.2025: Das Projekt zur Einführung von Microsoft 365 in der Schweizer Bundesverwaltung ist abgeschlossen. Per Mitte Dezember wurde das Programm laut Bund, wie zeitlich geplant, an rund 54'000 Arbeitsplätzen installiert.

Im Spätjahr 2025 stattete der Bund das Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) und den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) mit Microsoft 365 aus; beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) sei das Rollout bereits Ende August 2025 erfolgt - inklusive rund 160 Vertretungen im Ausland.

Im Zuge der Einführung wurden gemäss Mitteilung weiterhin Schutzmassnahmen getroffen - technische und organisatorische. Dass User keine besonders schützenswerten Daten oder vertrauliche Dokumente speichern, werde mit Labeling gewährleistet. Was als sensitiv gelabelt sei, könne nicht in der Cloud gespeichert werden und bleibe somit in lokalen Rechenzentren des Bundes.

Um der Kritik der Abhängigkeit von Microsoft Rechnung zu tragen sowie für mehr digitale Souveränität der Schweizer Bundesverwaltung hat die Bundeskanzlei das "Proof of Concept BOSS" (Büroautomation durch Einsatz von Open-Source-Software) gestartet. Diese Studie hat nach Angaben des Bundes Anfang 2025 begonnen und soll einen Notfallersatz bei einem möglichen Ausfall von Microsoft 365 prüfen. Zudem soll ein Weg für die laufende sichere Bearbeitung von Dokumenten mit schützenswerten Inhalten gefunden werden. Diese Machbarkeitsstudie werde voraussichtlich Mitte 2026 erste Resultate liefern.

Update vom 05.03.2025:

Update: Bund macht weiter mit Microsoft-365-Migration und prüft Open-Source-Alternativen

Die Bundesverwaltung führt Microsoft 365 ein. Ende Februar 2025 arbeitete ein Drittel der Belegschaft mit der Office-Lösung aus der Microsoft-Cloud. Derweil prüft der Bund – zumindest Ansatzweise – den künftigen Einsatz quelloffener Alternativen zu Microsoft 365.

Update vom 05.03.2025: Die Umstellung der Bundesverwaltung auf Microsoft 365 verläuft nach Plan. Stand Ende Februar waren rund 15'000 Arbeitsplätze migriert. Das ist rund ein Drittel der Belegschaft, wie der Bund mitteilt. Es habe keine Nennenswerte Probleme gegeben und die Servicehotline beim Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) verzeichne keine aussergewöhnlich hohe Anzahl von Support-Anfragen zum Thema.

In der Mitteilung erwähnt der Bund das Schulungsangebot, mit welchem er die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung bei der Umstellung auf Microsoft 365 unterstützt. Im Rahmen dieser Trainings werden sie "unter anderem befähigt, Dokumente so zu klassifizieren, dass keine sensiblen Daten in der Microsoft Cloud landen".

Dass der Bund – und eine Vielzahl weiterer Verwaltungen – auf Microsoft 365 migriert, kommt nicht überall gut an. Kritische Stimmen bemängeln, die Verwaltungen seien faktisch von Microsoft abhängig. In diesem Punkt versucht der Bund nun, Gegensteuer zu geben - zumindest ein Bisschen. Die Bundeskanzlei führe mit dem BIT derzeit eine Machbarkeitsstudie zu Open-Source-Software (OSS) durch, heisst es in der Mitteilung. "Dabei prüft sie eine beschränkte Notfall-Lösung für den Fall, dass Microsoft 365 ausfallen würde. Zudem klärt die Bundeskanzlei ab, ob sich mit einer OSS-Umgebung sensitive Dokumente sicher bearbeiten lassen." Voraussichtlich laufe die Machbarkeitsstudie bis Mitte 2026.

Update vom 15.10.2024:

Bund startet flächendeckende Einführung von Microsoft 365

Der Bund beginnt mit der schrittweisen Einführung von Microsoft 365 in allen Verwaltungseinheiten. Das Projekt soll bis Ende 2025 andauern, wie die Bundeskanzlei mitteilt.

In einem Pilotprojekt hatten Mitarbeitende des Bundesamtes für Informatik und Telekommunikation und des Bereichs DTI der Bundeskanzlei, die neue Office-Variante getestet. Auch Mitarbeitende aus anderen Teilen der Verwaltung testen die Softwaresuite, sodass inzwischen rund 4000 Angestellte im Staatsdienst mit M 365 arbeiten. Aus diesem Projekt habe man viele Erfahrungen sammeln, Schnittstellen zu Fachanwendungen testen und Fehler beheben können. Zudem seien die Schulung verbessert worden. 

Update vom 23.02.2024:

Erste Einheiten der Bundesverwaltung migrieren auf Microsoft 365

Das Projekt CEBA der Bundesverwaltung nimmt konkrete Züge an. Nach der ersten Pilotphase mit 130 Nutzerinnen und Nutzern migrieren nun zwei erste Verwaltungseinheiten auf Microsoft 365, wie der Bund mitteilt. Es handle sich dabei um das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) und den Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung der Bundeskanzlei. Die Abteilungen umfassen zusammen rund 1800 Nutzende. Die Einführung erfolge immer noch im Pilotbetrieb, betont der Bund. Dabei würden etwa Schnittstellen zu den Fachanwendungen erprobt. 

Sollte der Pilotbetrieb bei den beiden Einheiten stabil laufen, werde der Rollout auch bei den übrigen Verwaltungseinheiten folgen - voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte 2024, heisst es beim Bund. Die Einführung von Microsoft 365 bei der Bundesverwaltung soll bis Ende 2025 abgeschlossen sein. Insgesamt will der Bund rund 40'000 Arbeitsplätze umrüsten, wie es heisst.

Originalmeldung vom 15.02.2023:

Bund führt Microsoft 365 definitiv ein

Die neue Office-Lösung für Mitarbeitende der Bundesverwaltung heisst Microsoft 365. Dies hat der Bundesrat entschieden, wie es in einer Mitteilung heisst. Demnach ist ein Umstieg nötig, weil die aktuell genutzten Office-Produkte, die ebenfalls von Microsoft kommen, ans Ende ihres Lebenszyklus gelangt sind.

Der Entscheid für Microsoft 365 erfolgte nach einer längeren Testphase sowie rechtlichen, organisatorischen und technischen Abklärungen. Dies, weil Microsoft 365 nur noch mit Public-Cloud-Anbindung angeboten wird. Man habe darum zunächst geprüft, ob und wie diese cloudbasierten Anwendungen für die Bundesverwaltung zum Einsatz kommen können, heisst es in der Mitteilung.

Kredit von 14,9 Millionen Franken

Damit die Software beim Bund geschützt vor dem Zugriff Dritter zum Einsatz kommen kann, seien denn auch technische und organisatorische Schutzmassnahmen nötig, heisst es weiter. Denn Nutzerinnen und Nutzer dürfen in der Cloud von Microsoft keine besonders schützenswerten Daten und keine vertraulichen Dokumente speichern. Die E-Mails und Kalender der Mitarbeitenden der Bundesverwaltung werden weiter On-Prem, also vom Bund selber und in dessen eigenen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert.

Für die Office-Migration spricht der Bundesrat einen Verpflichtungskredit über 14,9 Millionen Franken. Die Einführung von Microsoft 365 ist schrittweise ab der zweiten Hälfte 2023 geplant und soll voraussichtlich Ende 2025 abgeschlossen sein.

Open-Source-Lösungen werden geprüft

In der Mitteilung räumt der Bund ein, faktisch "heute abhängig von Office-Produkten des Herstellers Microsoft" zu sein. Ein Anbieter- und Produktewechsel werde zurzeit als zu risikoreich und aufgrund der zahlreichen Abhängigkeiten zu Fachanwendungen als zu aufwendig beurteilt. Zur mittel- bis langfristigen Reduktion der Abhängigkeit prüfe man Alternativen zu Microsoft 365 weiter. Im Rahmen einer Exit-Strategie prüfe der Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung (DTI) der Bundeskanzlei auch Open-Source-Alternativen.

Im Dezember 2022 gab der Bundesrat grünes Licht für die neue Digitalstrategie. Neu definiert die Regierung jährlich zwei bis drei Fokusthemen. 2023 sind diese die Digitalisierung des Rechts, die Digitalisierung des Gesundheitsbereichs und die digitale Souveränität, wie Sie hier lesen können.