Anwender kleben an alten Office-Generationen fest

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Aktuelle Studien der Experton Group zeigen, dass viele Unternehmen eine Office-Version benutzen, die fünf Jahre oder länger im Einsatz ist.

Die klassische Büro- und Wissensarbeit hat sich in den vergangenen Jahren drastisch verändert. Heute wird deutlich mobiler, flexibler und vernetzter als noch vor wenigen Jahren gearbeitet. Diese Entwicklung wird sich laut Experton in den nächsten Jahren noch weiter fortsetzen. Dazu gehören auch moderne Office-Systeme, die nicht mehr nur "plumpe" Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation bieten, sondern verbesserte und effizientere Kollaborations- und Arbeitsprozesse ermöglichen. Aktuelle Studien der Experton Group zeigen jedoch, dass knapp 60 Prozent der Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen eine Version einer Office-Software fünf Jahre und länger im Einsatz haben. 10 Prozent der befragten Unternehmen setzen diese Lösungen sogar länger als sechs Jahre ein. Dies bedeutet, dass ein bis zwei Produktgenerationen übersprungen werden.

"Durch eine Verschleppung von Investitionen kommt es in Unternehmen, die Office-Systeme länger als 3,5 bis 5 Jahre einsetzen, fast zwangsläufig zu veralteten Arbeitsabläufen, die, bei noch längerer Nutzung, auch in "verkrusteten" Organisationsstrukturen münden können", so Axel Oppermann, Senior Advisor bei der Experton Group. Diese Strukturen sind gekennzeichnet durch qualitativ schlechte Arbeitsprozesse, lange Durchlaufzyklen und eine geringe Flexibilität. Die Frage, die sich zwangsläufig stellt: Warum investieren Unternehmen nicht in eine kontinuierliche "Frischzellenkur" ihrer Office-Systeme?

Die Analysen der Experton Group zeigen vier zentrale Zusammenhänge auf, warum viele Unternehmen übermässig lang an ihren bestehenden Office-Systemen festhalten. Hierzu zählen:

Scheu vor Aufwand für eine Umstellung (finanzieller Aufwand, Aufwendungen für personelle Ressourcen)
nicht erkennbare bzw. bewertbare Vorteile (Nutzen für das gesamte Unternehmen, Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter)
"Gewohnheit" in den Unternehmen (Arbeitsabläufe sind etabliert, Vorbehalte und Ängste gegenüber Veränderungen)
Fehlendes Wissen über Lizenzverträge