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Dienstpläne via Cloud koordinieren

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von Andreas Kipfer, Teamleiter Microsoft, Cloud Skill, Alltron

Wie stellen Unternehmen die Dienstplanung sicher, wenn einzelne Mitarbeitende oder sogar ganze Teams keine eigenen ­PC-Arbeitsplätze haben? Microsofts cloudbasiertes "StaffHub" hat das Potenzial, so manches "schwarze Brett" abzulösen – und gibt dem Fachhandel ein weiteres gutes Argument für Office 365 an die Hand.

Andreas Kipfer, Teamleiter Microsoft, Cloud Skill, Alltron
Andreas Kipfer, Teamleiter Microsoft, Cloud Skill, Alltron

Mitarbeitende in Service, Produktion, Aussendienst, Pflege oder Logistik verfügen auch im Zeitalter der Digitalisierung meist über keinen eigenen Computer-Arbeitsplatz (gegebenenfalls aber über ein Smartphone oder Tablet). Diesem Umstand gilt spezielles Augenmerk bei der Konzeption der internen Unternehmenskommunikation – gerade, wenn es um unabdingbare Informationen für den Arbeitstag geht, wie etwa um Dienstpläne. In einigen Firmen haben Mitarbeitende abwechselnd Zugriff auf einen Gemeinschafts-PC, andernorts laufen die Informationen auf einem "schwarzen Brett" und grossformatigen Ausdrucken auf Papier zusammen. Da es immer zu kurzfristigen Änderungen kommen kann, werden solche Pläne mit handschriftlichen Notizen ergänzt oder müssen umständlich neu ausgedruckt werden. Dazu kommen Anrufe, Textnachrichten und E-Mails von den Mitarbeitenden, die Schichten abtauschen, Ferien beantragen wollen oder andere Anliegen haben.

Dienstpläne und Teamkommunikation digital

Die Herausforderung bei der Digitalisierung der Einsatzplanung besteht darin, zu gewährleisten, dass die gesamte Belegschaft jederzeit und von überallher Zugriff auf den aktuellen Plan hat, Anträge und Fragen stellen kann. Microsoft "StaffHub" ist eine cloudbasierte Anwendung, die es erlaubt, dass First-Line-Mitarbeitende und deren Manager ihre Einsätze jederzeit und überall über mobile Android- und iOS-Geräte planen können. "StaffHub" ist mehr als eine kosmetisch erweiterte Kalenderanwendung: Die Angestellten können "Staff­Hub" nutzen, um Schichten abzutauschen, Abwesenheiten zu beantragen und um mit anderen Mitarbeitenden zu kommunizieren. Über eine Push-Nachricht werden sie informiert, wenn der Manager etwa einen Urlaubstag bewilligt. Schicht- und Teamleiter nutzen die Webversion von "StaffHub", um Mitteilungen an einzelne Teammitglieder zu verschicken, Mitarbeitende in Schichten einzuteilen, Einsatzpläne zu erstellen, Anträge zu genehmigen und News ans ganze Team zu verteilen. Ausserdem lassen sich Links auf wichtige Dokumente oder Websites ein­bauen – vom Mitarbeiterreglement über Sprachregelungen, Wissensdatenbanken und webbasierten Stempelsystemen bis hin zum Menüplan des Betriebsrestaurants.

"StaffHub" im Office-Ökosystem

"StaffHub" ist in Office 365 F1 und höheren Suiten (Essentials, Business Premium sowie in Business-Apps für E3 oder E5) enthalten. Office 365 F1 enthält leistungsfähige Services für Mitarbeitende in Service und Produktion. Diese Mitarbeitenden bilden das Rückgrat vieler Branchen wie Produktion, Einzelhandel, Gesundheitswesen, Behörden und viele mehr. Sie repräsentieren Firmen nach aussen und nutzen aktiv die vorhandenen Produkte und Dienste. Office 365 F1 bietet Funktionen, die speziell auf Mitarbeitende in Service und Produktion und deren Unternehmen zugeschnitten sind und Zeit- und Arbeitsmanagement, Kommunikation und Community, Schulungen und Onboarding sowie Identitäts- und Zugriffsmanagement umfassen. Aus­ser den vertrauten Office-Werkzeugen und dem erwähnten "StaffHub" gehören auch E-Mail, Skype for Business, Microsoft Teams, Yammer, OneDrive for Business, Sway, Flow, Stream, umfassende Verwaltungsfunktionen und vieles mehr zum Paket. Sämtliche Mitarbeitende müssen ein Office-365-Konto haben, um "StaffHub" im Web oder mobil nutzen zu können. Im Jahresabonnement kostet Office 365 F1 pro Benutzer und Monat 3.90 Franken zuzüglich MwSt. Fachhändler und Integratoren können Office 365 unter anderem beim Tier-2-Cloud-Solution-Provider Alltron beziehen.

Termin vereinbaren

Falls Fachhändler, die innerhalb ihres Kundenportfolios Unternehmen mit First-Line-Mitarbeitenden betreuen, ­Fragen zu "StaffHub", Office 365 F1 oder anderen Office-365-Editionen haben, können sie sich kostenlos durch Alltrons Cloud-Spezialisten beraten lassen. Dazu nutzen sie am besten die Online-Terminbuchung.

 

Alltron bietet mit dem Alltron Service Marktplatz eine Onlineplattform, über die Handelspartner Cloud-Services von bekannten internationalen Anbietern wie Microsoft, Acronis, Symantec oder Trend Micro, aber auch vielen lokalen Playern beziehen können. Alltron versetzt seine Kunden damit in die Lage, Produkte und Leistungen in kürzester Zeit ohne logistischen Aufwand vom Anbieter zum Konsument zu transportieren – schadstofffrei, effizient und unkompliziert. Zusätzlich bietet die modular erweiterbare Plattform auch Zugang zu lokalen Reseller-Dienstleistungen rund um die angebotenen Cloud-Services.
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