Welche Herausforderungen das Beschaffungswesen umtreiben

Die IT-Beschaffungskonferenz 2026 ist im Vonroll-Areal der Universität Bern über die Bühne gegangen. (Source: Theodor Diedenhofen)

Die IT-Beschaffungskonferenz 2026 ist im Vonroll-Areal der Universität Bern über die Bühne gegangen. (Source: Theodor Diedenhofen)

Gleich zwei Jubiläen haben die IT-Beschaffungskonferenz 2026 geprägt. Einerseits führte das Institut Public Sector Transformation der Berner Fachhochschule die Fachkonferenz bereits zum 15. Mal durch. Damit "kann man von einer kleinen Tradition reden", kommentierte Thomas Myrach, Direktor der BFH-Abteilung Information Management, zum Start des Anlasses. Knapp 400 Teilnehmende besuchten die diesjährige Ausgabe im Vonroll-Areal der Universität Bern und zeigten, "wie breit das Interesse nach wie vor ist", wie Institutsleiter und Moderator Matthias Stürmer ergänzte.

Beschaffungsstrategie: Auf Kurs, aber gefordert

Das zweite Jubiläum kommt aus dem Beschaffungswesen selbst. Vor fünf Jahren, konkret Anfang 2021, trat nämlich das totalrevidierte Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BÖB) in Kraft. Parallel dazu startete der Bund mit der Umsetzung einer zehnjährigen Beschaffungs-Strategie. In seinem Vortrag zog Pierre Broye, Leiter des Bundesamtes für Bauten und Logistik BBL, ein grundsätzlich positives Zwischenfazit: Die Umsetzung sei "auf gutem Weg", erklärte er. Ziel sei es, weg von einer primär preisorientierten Vergabepraxis und stärker hin zu Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation zu kommen. Innovation spiegelt sich auch in neuen Möglichkeiten für Verfahren wieder: "Es geht nicht nur darum, was wir beschaffen, sondern auch darum, wie wir es beschaffen", sagte der BBL-Direktor dazu. Ausserdem sollen Beschaffungsprozesse digitaler, standardisierter und benutzerfreundlicher werden.

Die stärkere Berücksichtigung von Nachhaltigkeit werde von den beteiligten Akteuren positiv beurteilt. Allerdings sei es in finanziell schwierigen Zeiten nicht einfach, Mehrkosten für nachhaltigere oder innovativere Lösungen zu rechtfertigen, so Broye. Für nachhaltige Beschaffungen empfahl der Direktor eine längerfristige Betrachtung, insbesondere über die Lebenszykluskosten. Innovationen zu verteidigen, sei vor allem dann schwierig, wenn Projekte scheitern.

Pierre Broye, Direktor des BBL, zieht an der IT-Beschaffungskonferenz 2026 eine erste Bilanz fünf Jahre nach Inkrafttreten des totalrevidierten Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB). (Source: Theodor Diedenhofen)

Noch viel Luft nach oben zeigte der Referent bezüglich der Harmonisierung des Beschaffungswesens. Auf den drei Staatsebenen gibt es eine grosse Zahl eigenständiger Vergabestellen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen und Bedürfnissen. Keine einzelne Stelle könne den übrigen Akteuren einfach eine einheitliche Praxis vorschreiben. Umso wichtiger seien gemeinsame Ansätze, Plattformen und der Austausch zwischen Bund, Kantonen, Gemeinden und Branchenverbänden.

In seinem Vortrag beleuchtete Broye eine Reihe weiterer Herausforderungen für das Beschaffungswesen: So erhöhten neue Anforderungen an Datenschutz, Informations- und Cybersicherheit die Komplexität und Kosten von Ausschreibungen. Der Referent wies auch auf erste Auswirkungen in Zusammenhang mit KI hin: Die Zahl der Fragen von Anbietern an die Beschaffungsstellen sei deutlich gestiegen und sorgten dort für einen höheren Aufwand. "KI kann auch dumme Fragen stellen", kommentierte er dazu. "Als Beschaffungsstelle darf unsere Antwort nicht das gleiche Niveau haben."

Schliesslich kam Broye auch auf die Herausforderung der digitalen Souveränität zu sprechen. Angesichts aktueller geopolitischer Entwicklungen werde das Thema für den Bund wichtiger. Die Verwaltung verfüge aber "weder über das gesamte notwendige IT-Fachwissen noch über die erforderlichen Infrastrukturen" und sei deshalb auf private Marktteilnehmer angewiesen. "Dieser Bereich entwickelt sich extrem schnell und er ist teuer", erklärte der Direktor weiter.

Wiederholt plädierte der Referent für Flexibilität und Pragmatismus bei der Anwendung des Gesetzes. "Der Rahmen muss flexibel sein und er muss es auch bleiben", mahnte er.

Im Verlauf des Tages vertiefte Daniel Markwalder, der Delegierte des Bundesrates für digitale Transformation und IKT-Lenkung, das Thema digitale Souveränität. Er verwies auf die zahlreichen Annehmlichkeiten digitaler Cloud-Services und warnte gleichzeitig vor dem mit solchen Diensten verbundenen Missbrauchspotenzial. "Einerseits steigt die technologische Abhängigkeit, andererseits steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese auch ausgenutzt wird."

Markwalder stellte die verbindlichen Leitlinien für digitale Souveränität vor, die die Bundesverwaltung Ende 2025 in Kraft setzte. Sie seien "ein wichtiger Schritt zu einer technologisch unabhängigeren Bundesverwaltung". Auch ganz praktisch arbeitet die Bundesverwaltung an digitaler Souveränität. In diesem Zusammenhang erwähnte der Delegierte namentlich das Projekt "Boss" (Büroautomation durch Einsatz von Open-Source-Software). Der Bund arbeitet bereits seit Anfang 2025 an diesem Projekt und will demnächst eine nächste Projektstufe angehen, wie Markwalder andeutete.

Wo KI und Beschaffungen aufeinander treffen

Dass künstliche Intelligenz mehr zu Beschaffungsverfahren beisteuern kann als (dumme) Fragen, zeigten die Gäste an einer der Fachsessions im Verlauf der Konferenz. Mathis Kretz, Mitgründer der Firma Bespinian, demonstrierte eine von seinem Unternehmen gebaute KI-Lösung zum intelligenten Durchforsten der Beschaffungsplattform Simap. Das Tool wühlt sich binnen kurzer Zeit durch die neusten Ausschreibungen und ermittelt dann anhand zuvor festgelegter Kriterien die für das Unternehmen interessantesten Projekte. Der Referent stellte klar, dass KI die Menschen bei effizienten Entscheidungen unterstütze, jedoch nicht das menschliche Fachwissen ersetze.

Auch Beschaffungsstellen können und sollen KI-Tools nutzen, "Mithilfe der Digitalisierung kann den Personen, die beschaffen, ein grosser Aufwand abgenommen werden", sagte Rechtsanwalt Christoph Schärli in seinem Vortrag. Nutzen können sie solche Tools aber erst, wenn die Daten zu den eingehenden Angeboten strukturiert, also maschinell lesbar, vorliegen. In der Schweiz finden offenbar viele Beschaffungsverfahren noch analog (mit Papierdokumenten) oder elektronisch (mit PDF-Dokumenten) statt. Dabei könnten vollständig digitale Prozesse die Datenqualität verbessern, Ressourcen sparen und neue Möglichkeiten eröffnen - von der automatisierten Ausschreibung über die Angebotserstellung bis zur Bewertung. "Es wird nicht einfach der alte Prozess auf ein PDF übertragen, sondern man trägt der Digitalisierung auch bei der Anpassung des Prozesses Rechnung", brachte der Referent den entscheidenden Unterschied auf den Punkt.

Das Gesetz und die Verordnung regeln inhaltliche Anforderungen an digitale Ausschreibungs-, Einreichungs- und Bewertungstools, elektronische Auktionen sowie dynamische Beschaffungssysteme bislang nur ansatzweise. Eine klare Grenze zeigte der Rechtsanwalt beim sogenannten Ermessen aus. Vergabestellen haben demnach bei der Auswahl eines Angebots einen gewissen Spielraum abgesehen harter Kriterien. Schärli illustrierte dies anhand zweier Biere: Hier könne ein Konsument zwar etwa den Alkohol- oder Kaloriengehalt der Produkte vergleichen. Doch der Entscheid, welches Bier er vorzieht, hängt vom persönlichen Ermessen ab.

Im Fall von Beschaffungszuschlägen sind Ermessensentscheide nicht gerichtlich einklagbar, erläuterte Schärli. Aber: "Das Ermessen wird nur geschützt, wenn es von der Vergabestelle gemacht wird." Somit sollten weder Algorithmen noch externe Beratungsstellen entsprechende Entscheidungen treffen, fand der Anwalt.

Im dritten Vortrag des Themenblocks teilte Dominik Scherrer, Berater bei CSI Consulting, seine Erfahrungen mit Beschaffungen von KI-Lösungen. "Meistens kaufen wir nicht eine KI", stellte er klar, "sondern wir kaufen ein System, welches KI-Komponenten enthält". Viele Teile dieses Systems sind Beschaffungsstellen schon bekannt: Benutzeroberflächen gehören ebenso dazu wie Schnittstellen und Datenbanken. Neue Komponenten sind Prompts, Orchestrierung, Inferenz und Evaluation. Was die Auswahl eines KI-Modells angeht, so gehe man in den meisten Fällen von einem bereits bestehenden, generischen Modell aus, welches der Anbieter dann entsprechend der Anforderungen weiter trainiere.

Es sei wichtig, die gewünschten Anwendungsfälle und die Einschränkungen Datenschutz, Betrieb, Informationssicherheit) genau zu definieren, so Scherrer. Erst dann lässt sich entscheiden, wie gross das zu beschaffende Sprachmodell ist und wo es laufen kann. In der Regel kämen populäre Sprachmodelle von OpenAI oder Anthropic aufgrund strenger Datenschutzrichtlinien nicht in Frage, so der Referent. "Was uns bleibt, sind Open-Source- und Open-Weight-Modelle", die meistens auf Schweizer Cloud-Infrastukturen liefen.

Eine besondere Herausforderung bei KI-Beschaffungen ist die Entwicklung neuer Funktionen. Beschaffungsstellen sollten mit dem Anbieter insbesondere klären, wann und wie ein Modellwechsel vollzogen wird und welche Prüfungen vor dem Wechsel durchlaufen werden sollten.

"Wenn Sie die KI beschafft hat, fängt die Reise an - sie hört nicht mit der Beschaffung auf", fasste Scherrer zusammen. Er hielt aber auch fest: "Vieles ist gleich. Es gibt extrem viele Methoden, die wir aus IT-Beschaffungen gelernt haben, und die bleiben anwendbar. Sie müssen also das Rad nicht neu erfinden."

Die nächste IT-Beschaffungskonferenz findet am Montag, 30. August 2027, statt.

2025 diskutierten die Gäste der Beschaffungskonferenz den schweren Weg zur digitalen Souveränität. Hier geht’s zum Eventbericht.